THỦ TỤC LÀM LẠI GIẤY KHAI SINH

Câu hỏi của bạn: 

     Xin chào!

Câu trả lời của Luật sư:

     Chào bạn!

     Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn thủ tục làm lại giấy khai sinh đến phòng tư vấn pháp luật qua email – Luật Toàn Quốc. Chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn như sau:

Cơ sở pháp lý:

• Luật hộ tịch 2014

Nội dung tư vấn thủ tục làm lại giấy khai sinh

1. Điều kiện đăng ký lại khai sinh

     Giấy khai sinh là loại giấy tờ tùy thân được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp sớm nhất cho một con người để xác nhận về mặt pháp lý sự hiện diện của cá nhân đó, chứng nhận cá nhân đó đã được sinh ra. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân, là cơ sở pháp lý chứng minh quyền, nghĩa vụ của cá nhân đó trong các mối quan hệ xã hội (quan hệ cha mẹ và con; các quyền về thừa kế, quyền đi học, bầu cử, ứng cử…). Giấy khai sinh có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cá nhân và có giá trị sử dụng toàn cầu.

     Điều 24 Nghị định 123/2015 NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký khai sinh lại như sau:

    “1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

     2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

    3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.”

     Như vậy, theo quy định trên, nếu bạn muốn làm lại giấy khai sinh thì bạn phải thỏa mãn cả 3 điều kiện sau đây:

• Đăng ký khai sinh trước ngày 01 ngày 01 năm 2016;
• Sổ hộ tịch bị mất hoặc không lưu trữ về sự kiện hộ tịch của bạn;
• Giấy khai sinh bị mất.

     Vậy điều kiện đăng ký làm lại giấy khai sinh do bị mất thì việc đăng ký giấy khai sinh trước 1/1/2016 và phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan đến việc đăng ký làm lại giấy khai sinh. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều 26 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:

     - Tờ khai theo mẫu quy định (thường ngoài ủy ban nhân dân xã sẽ cấp)

    - Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (bản sao được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh).

    - Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

     Trường hợp bạn không có giấy tờ quy định trên thì giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

• Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu
• Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
• Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
• Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;
• Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

     Người yêu cầu đăng ký làm lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh cam đoan không đúng sự thật, cố ý chỉ nộp bản sao giấy tờ có lợi để đăng ký lại khai sinh thì việc đăng ký lại khai sinh không có giá trị pháp lý.

     Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại việc sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. [caption id="attachment_97912" align="aligncenter" width="485"] Thủ tục làm lại giấy khai sinh[/caption]

2. Thẩm quyền cấp lại giấy khai sinh khi bị mất

     Khoản 1 Điều 25 Nghị định 123/2015 quy định: "Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn.”

     Theo đó, mẹ bạn làm lại giấy khai sinh thì có thể thực hiện thủ tục đó tại ủy ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây ở tỉnh QN hoặc ủy ban nhân dân cấp xã nơi mẹ bạn đang thường trú tại NT-KH.

     Mẹ bạn ra ủy ban nhân dân xã làm thủ tục đăng ký làm lại giấy khai sinh, trong 5 ngày làm việc ủy bạn nhân dân xã nhận được đơn sẽ xác minh các giấy tờ và trả lời mẹ bạn hồ sơ hợp lệ không và sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn xác minh các giấy tờ từ ủy ban nhân dân, bên bộ phận tư pháp hộ tịch sẽ làm thực hiện đăng ký làm lại giấy khai sinh.

3. Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh

     Trường hợp nếu trong sổ hộ tịch của UBND xã/ phường nơi trước đây bạn làm thủ tục đăng ký khai sinh còn lưu giữ sự kiện khai sinh của bạn thì bạn có thể xin trích lục giấy khai sinh. Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh được thực hiện như sau:

     Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

     Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)

     + Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

     + Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

     Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.

    Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

     Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

4. Bổ sung ngày sinh trong sổ hộ khẩu

     Hồ sơ bổ sung ngày sinh trong sổ hộ khẩu bao gồm các giấy tờ sau:

• Sổ hộ khẩu,
• Giấy khai sinh hoặc quyết định đ­ược phép thay đổi của cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch;
• Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. (mẫu HK02)

     Thẩm quyền bổ sung ngày sinh trong sổ hộ khẩu:

• Đối với thành phố trực thuộc trung ương thì nộp hồ sơ tại Công an huyện, quận, thị xã;
• Đối với tỉnh thì nộp hồ sơ tại Công an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

     Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền phải điều chỉnh, bổ sung các thay đổi trong sổ hộ khẩu.

Bài viết tham khảo:

• Tải mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

• Làm lại Giấy khai sinh khi bị mất

     Để được tư vấn chi tiết về thủ tục làm lại giấy khai sinh, quý khách vui lòng liên hệ tới tổng đài tư vấn pháp luật hôn nhân 24/7: 1900 6178 để được luật sư tư vấn hoặc gửi câu hỏi về địa chỉ Gmail: l[email protected]. Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất.       Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.