Thủ tục gộp sổ BHXH mới nhất theo pháp luật hiện hành

Thủ tục gộp sổ BHXH mới nhất theo pháp luật hiện hành và thủ tục hoàn trả trong trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội có thời gian đóng trùng.

THỦ TỤC GỘP SỔ BHXH

     Chào Luật sư!

     Theo tôi được biết hiện nay đã có quy định mới về thủ tục gộp sổ BHXH. Tôi đang có 2 sổ bảo hiểm xã hội hiện tôi muốn gộp sổ BHXH thì tôi phải thực hiện thủ tục gì? Tôi xin chân thành cảm ơn Luật sư.

Câu trả lời của Luật sư 

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về quy định về thủ tục gộp sổ BHXH, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về quy định về thủ tục gộp sổ BHXH như sau:

Căn cứ pháp lý

1. Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội là gì?

     Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Điều 96. Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

2. Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định trình tự, thủ tục tham gia và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bằng phương thức giao dịch điện tử.

     Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ được cấp cho từng người lao động và dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội cũng như làm cơ sở để giải quyết các chế độ này. Về người giữ sổ bảo hiểm xã hội, trước đây, người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm giữ sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động của mình. Thế nhưng, từ ngày 01/01/2016 – ngày Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 có hiệu lực thì người lao động là người có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ bảo hiểm xã hội của mình.

     Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ). Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội chính là một quá trình thực hiện thủ tục hành chính mà theo đó người lao động được cộng dồn quá trình tham gia bảo hiểm xã hội từ trước tới nay trong một quyển sổ. Dĩ nhiên, thủ tục gộp sổ chỉ áp dụng đối với các trường hợp người lao động có nhiều hơn một quyển sổ bảo hiểm xã hội.

Thủ tục gộp sổ BHXH

2. Giải quyết khi người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội.

     Theo quy định tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH quy định về thủ tục gộp sổ BHXH như sau:

Điều 1. Sửa đổi , bổ sung một số Điều của Quy trình thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động , bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN); quản lý sổ BHXH , thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

72. Sửa đổi, bổ sung Điều 46 như sau:

“Điều 46. Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH Nội dung ghi trên sổ BHXH và gộp sổ BHXH đối với một người có từ 2 sổ BHXH trở lên được quản lý theo Điều 33b.

1. Ghi, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong sổ BHXH

1.1. Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ).

1.2. Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt HĐLĐ, HĐLV thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động. Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

1.3. Khi điều chỉnh giảm thời gian đóng hoặc giảm mức đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN đã ghi trong sổ BHXH, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh, xác nhận lũy kế hoặc tổng thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

3. Người lao động có sổ BHXH bảo lưu quá trình đóng kể cả do BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an cấp, đăng ký tham gia tiếp hoặc giải quyết chế độ. Phòng/Tổ quản lý thu có trách nhiệm cập nhật dữ liệu, đối chiếu nội dung đã ghi trên sổ BHXH với dữ liệu quá trình đóng do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân cung cấp.

4. Sổ BHXH của người lao động di chuyển đơn vị đóng được chuyển toàn bộ quá trình thời gian đã đóng đến đơn vị mới để ghi quá trình đóng tiếp.

5. Thẩm quyền ký trên sổ BHXH

5.1. Giám đốc BHXH tỉnh, huyện quét chữ ký trong phần mềm để in sổ BHXH.

5.2. Giám đốc BHXH tỉnh, huyện chịu trách nhiệm về việc quản lý con dấu theo quy định hiện hành của BHXH Việt Nam.”

     Về nguyên tắc, mỗi người lao động chỉ có duy nhất 1 sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên trên thực tế có rất nhiều trường hợp một người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên. Do đó, người tham gia BHXH có từ 2 sổ trở lên cần làm thủ tục gộp sổ BHXH để cơ quan BHXH thuận tiện trong việc quản lý, ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH. Theo thông tin bạn cung cấp hiện nay bạn có 2 sổ bảo hiểm nhưng bạn chưa nói rõ thời gian tham gia bảo hiểm trong hai 2 sổ có bị trùng nhau hay không? Nên khi sau khi nhận được hồ sơ của bạn cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ kiểm tra sổ bảo hiểm xã hội và sẽ có hai trường hợp xảy ra:

  • Nếu thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên 2 sổ không trùng nhau :Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
  • Nếu thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên 2 sổ trùng nhau : thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động

3. Hoàn trả BHXH, BHTN khi đóng trùng thời gian tham gia BHXH bắt buộc

     – Hồ sơ hoàn trả tiền đã đóng bao gồm:

  •  Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT)
  • Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN) (nếu có)
  • Tất cả các sổ BHXH đối với người có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau.

    – Mức hoàn trả:  Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Do vậy, trường hợp NLĐ có thời gian tham gia BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH sẽ thực hiện hoàn trả lại số tiền đóng đã đóng vào Quỹ hưu trí, tử tuất (22%) và quỹ BHTN (2%) cho NLĐ.

Thủ tục gộp sổ BHXH

4. Thủ tục gộp sổ BHXH

  •  Bước 1: Kiểm tra thông tin cá nhân trên sổ BHXH

     Kiểm tra thông tin các nhân của người tham gia (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 sổ BHXH, xảy ra 2 trường hợp như sau:

     Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH

     Trường hợp 2: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.

     Hồ sơ bao gồm:

    – Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.

     – Sổ BHXH sai thông tin

     – Các giấy tờ (CMTND/giấy khai sinh/ trích lục khai sinh/…)

      Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

     => Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai thông tin.

     Lưu ý: Trường hợp số CMTND/Thẻ căn cước trên 2 sổ BHXH khác nhau, đơn vị không cần làm hồ sơ điều chỉnh

  • Bước 2: Kiểm tra nột dung ghi nhận sổ BHXH

     Qúa trình đóng BHXH trên sổ BHXH sẽ xảy ra các trường hợp ghi nhận thiếu quá trình tham gia, sai chức danh.

     Trường hợp 1: Nội dung ghi nhận trên sổ BHXH đầy đủ, chính xác.

     Trường hợp 2: Nội sung trên sổ ghi nhận thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/mức lương,….=> Làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH

     Hồ sơ bao gồm:

     – Sổ BHXH

     – Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ …. (nếu có)

     – Mẫu D02-TS (nếu có)

     => Nộp lên cơ quan BHXH nơi cấp sổ BHXH sai cho NLĐ để điều chính lại thông tin chính xác trước khi làm hồ sơ gộp sổ BHXH

  • Bước 3: Thủ tục gộp sổ BHXH

     Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:

     – Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH vào mục số (14) nội dung thay đổi, yêu cầu.

     – 2 sổ BHXH

     – Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) (nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.

     Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy đinh. Không quá 45 ngày đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại các tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị.

     KẾT LUẬN: Như vậy, theo quy định mỗi người lao động chỉ được có 1 sổ bảo hiểm duy nhất. Do đó khi bạn có 2 sổ bảo hiểm xã hội, bạn cần phải tiến hành thủ tục gộp sổ BHXH. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra lại thời gian đóng bảo hiểm ở 2 sổ bảo hiểm xã hội. Nếu như thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở 2 sổ không trùng nhau thì gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp. Nếu như thời gian đóng trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi.

     Bài viết tham khảo:

     Để được tư vấn chi tiết về thủ tục gộp sổ BHXHquý khách vui lòng liên hệ tới để được luật sư tư vấn Tổng đài tư vấn pháp luật lao động 24/7: 19006500 hoặc Gửi câu hỏi về địa chỉ Gmail: lienhe@luattoanquoc.com Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất.

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

                                                                                                                    Chuyên viên: Nguyễn Ngọc