Trình tự đăng ký nội quy lao động theo pháp luật hiện hành

Nội quy lao động có ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người lao động nên cần phải đăng kí tại cơ quan nhà nước để tránh sự lạm quyền

 TRÌNH TỰ ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG

     Xin chào Luật sư, tôi hiện nay là chủ của một doanh nghiệp, tôi muốn hỏi về trình tự đăng ký nội quy lao động theo quy định pháp luật. Tôi xin cảm ơn.

Câu trả lời của Luật sư: 

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi yêu cần tư vấn về trình tự đăng ký nội quy lao động, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về trình tự đăng ký nội quy lao động như sau: 

Căn cứ pháp lý:

1. Nội quy lao động là gì?

     Hiện nay, pháp luật chưa ghi nhận định nghĩa về nội quy lao động, nhưng Bộ luật lao động liệt kê về nội dung của nội quy lao động hiện nay gồm những gì. Có thể hiểu, nội quy lao động là văn bản ghi nhận các quy tắc xử sự chung của đơn vị sử dụng lao động buộc người lao động phải tuân theo, quy định về các hình thức xử lý kỉ luật lao động, trách nhiệm vật chất đối với người lao động có hành vi vi phạm kỉ luật lao động mà gây ra các thiệt hại về tài sản cho đơn vị sử dụng lao động.

     Nội quy lao động tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành nghề kinh doanh, quy mô, phương hướng phát triển mà sẽ có những điểm khác biệt. Tuy rằng, pháp luật có quy định về các nội dung cơ bản của Nội quy, nhưng, để nội quy lao động thực sự phát huy vai trò của mình thì cần phải có quá trình xây dựng, đánh giá phù hợp với từng doanh nghiệp, tại từng thời điểm.

2. Một số nội dung cơ bản về nội quy lao động

     Pháp luật hiện nay quy định người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động dưới dạng văn bản và phải bao gồm các nội dung chủ yếu được quy định tại khoản 2 Điều 119 BLLĐ, cụ thể:

Điều 119. Nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản.

2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

b) Trật tự tại nơi làm việc;

c) An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc;

d) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

đ) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.

3. Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

4. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

     Tại Điều 27 Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động có quy định chi tiết về nội dung chủ yếu của nội quy lao động, theo đó:

Điều 27. Nội dung của nội quy lao động

     Những nội dung chủ yếu của nội quy lao động theo Khoản 2 Điều 119 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

2. Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình).

3. An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Trách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động; sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

4. Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.

5. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

     Như vậy, theo quy định trên, nội quy lao động bao gồm những nội dung sau:

  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.
  • Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình).
  •  An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Trách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động; sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.
  • Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.
  • Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

     Ngoài ra, nội quy lao động không được với đạo đức xã hội và các quy định của pháp có liên quan. Đồng thời, trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động

3.1. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

     Hồ sơ đăng ký nội quy lao động hiện nay được quy định tại Điều 121 BLLĐ, cụ thể:

Điều 121. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

2. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;

3. Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;

4. Nội quy lao động

.

     Như vậy, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các giấy tờ sau:

  • Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động
  • Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất
  • Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở
  • Nội quy lao động

3.2. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động

    Trình tự đăng ký nội quy lao động hiện nay được quy định tại Điều 120 BLLĐ và Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật lao động sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 148/2018/NĐ-CP

Điều 120. Đăng ký nội quy lao động

1. Người sử dụng lao động phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh.

2. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Điều 28. Đăng ký nội quy lao động và hiệu lực của nội quy lao động

1. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.

2. Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh xác nhận ngày, tháng, năm tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động của người sử dụng lao động.

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trường hợp nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thông báo cho người sử dụng lao động biết và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

4. Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.

5. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.

6. Hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động quy định tại Khoản 4 và 5 Điều này được thực hiện như đăng ký nội quy lao động.

7. Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động.

8. Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

9. Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động.

     Từ các quy định trên có thể thấy người sử dụng lao động đăng ký nội quy lao động phải tuân theo trình tự như sau:

     Bước 1: Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nội quy lao động được ban hành. Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh xác nhận ngày, tháng, năm tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động của người sử dụng lao động

     Bước 2:  Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trường hợp nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thông báo cho người sử dụng lao động biết và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

     Bước 3: Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.

3.3. Hiệu lực của nội quy lao động

     Căn cứ theo quy định tại Điều 122 BLLĐ:

Điều 122. Hiệu lực của nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 của Bộ luật này

     Như vậy, nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động. Khi nội quy lao động có hiệu lực pháp luật, người sử dụng lao động phải thông báo đến người lao động và những điểm chính của nội quy lao động phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

4. Xử phạt hành chính người sử dụng lao động liên quan đến nội quy lao động

Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định về mức xử phạt hành chính đối với người sử dụng lao động về hành vi như: không đăng ký nội quy lao động, không niêm yết hoặc không có nội quy lao động…cụ thể như sau:

Điều 18. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo công khai hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;

c) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

d) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật;

đ) Tạm đình chỉ công việc đối với người lao động không đúng quy định của pháp luật.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật lao động mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động;

c) Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động;

d) Áp dụng nhiều hình thức kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 3 Điều này;

b) Buộc nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm d khoản 2, điểm c khoản 3 Điều này;

c) Buộc trả đủ tiền lương những ngày tạm đình chỉ công việc đối với người lao động không đúng quy định của pháp luật đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm đ Khoản 2 Điều này;

d) Buộc xin lỗi công khai đối với người lao động và trả toàn bộ chi phí điều trị, tiền lương cho người lao động trong thời gian điều trị nếu việc xâm phạm gây tổn thương về thân thể người lao động đến mức phải điều trị tại các cơ sở y tế khi vi phạm quy định tại điểm a khoản 3 Điều này.

     Theo đó, nếu vi phạm một trong số các hành vi nêu trên, người sử dụng lao động có thể bị phạt với mức cao nhất là 15.000.000 đồng và phải thực hiện một số biện pháp khắc phục hậu quả. Do vậy, để đảm bảo việc thực hiện các quy định của pháp luật về lập, đăng ký, thông báo, niêm yết, thi hành nội quy lao động tại đơn vị của mình, bạn có thể thực hiện tham vấn pháp luật, hỗ trợ thực hiện dịch vụ của Luật Toàn Quốc. Chi tiết vui lòng tham khảo: Tại đây

     Kết luận: Như vậy, nội quy lao động do người sử dụng lao động ban hành nhưng lại liên quan đến việc chấp hành của người lao động. Để tránh sự lạm quyền của người sử dụng lao động cũng như bảo vệ quyền lợi của người lao động, pháp luật quy định khi ban hành nội quy lao động phải tuân theo những thủ tục, trình tự nhất định.

     Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp người sử dụng lao động đều phải đăng kí nội quy lao động và không phải mọi trường hợp phải người sử dụng lao động đều ban hành nội quy lao động giống nhau mà tuỳ thuộc quy mô, cơ cấu, loại hình kinh doanh mà người sử dụng lao động đưa ra nội quy phù hợp, tạo điều kiện cho việc quản lý người lao động nói riêng và quản lý doanh nghiệp nói chung.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng về trình tự đăng ký nội quy lao động

Tư vấn qua điện thoại: Đây là hình thức tư vấn được nhiều khách hàng sử dụng nhất, vì bạn có thể đặt thêm các câu hỏi về thủ tục đăng ký nội quy lao động; hồ sơ đăng ký nội quy lao động; nội dung nội quy lao động; sửa đổi, bổ sung nội quy lao động mà bạn còn chưa rõ. Chỉ sau một vài câu hỏi của Luật Sư, vấn đề của bạn sẽ được giải quyết; bạn có thể gọi cho Luật Toàn Quốc vào bất cứ thời gian nào chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn.

 

Tư vấn qua Email: Bạn có thể gửi Email câu hỏi về địa chỉ: lienhe@luattoanquoc.com chúng tôi sẽ biên tập và trả lời qua Email cho bạn. Tuy nhiên việc trả lời qua Email sẽ mất nhiều thời gian và không thể diễn tả được hết ý của câu hỏi vì vậy bạn nên gọi cho Luật Toàn Quốc để được tư vấn tốt nhất.

 

Tư vấn trực tiếp: Nếu bạn sắp xếp được công việc và thời gian bạn có thể đến trực tiếp Công ty Luật Toàn Quốc để được tư vấn. Lưu ý trước khi đến bạn nên gửi câu hỏi, tài liệu kèm theo và gọi điện đặt lịch hẹn tư vấn trước để Luật Toàn Quốc sắp xếp Luật Sư tư vấn cho bạn, khi đi bạn nhớ mang theo hồ sơ.

 

Dịch vụ thực tế: Luật Toàn Quốc cung cấp dịch vụ pháp lý về trình tự đăng ký nội quy lao động như: soạn thảo nội quy lao động; đăng ký nội quy lao động; tham gia bảo vệ quyền lợi của bên yêu cầu khi có tranh chấp từ nội quy lao động…

Bài viết tham khảo 

 Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.  

Chuyên viên: Hương Ly