Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về gộp sổ bảo hiểm xã hội khi có nhiều sổ bảo hiểm, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về gộp sổ bảo hiểm xã hội khi có nhiều sổ bảo hiểm như sau:

1. Điều kiện để được gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm

     Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

     Như vậy, trường hợp hai sổ bảo hiểm xã hội có thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan Bảo hiểm sẽ thu hồi sổ, sau đó in các thông tin vào sổ mới. Thời gian đóng BHXH sẽ được cộng gộp vào cùng một sổ mới.  Mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ BHXH duy nhất, nên trường hợp gộp sổ bảo hiểm chỉ xảy ra khi cùng một người nhưng có 2 sổ BHXH.

     Trong quá trình gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm nếu:

• Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
• Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động.

2. Mỗi người lao động được cấp mấy sổ BHXH

    Căn cứ Khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014 quy định:

     - Người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và quản lý sổ BHXH.

     Ngoài ra, trong các lưu ý quan trọng được in trên trang 04 của sổ BHXH mà người lao động đang giữ có một quy định về vấn đề này, đó là:

     - Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.

     Theo đó, mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế. Tuy nhiên, trên thực tế, do làm việc tại nhiều nơi và sử dụng đồng thời cả Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân khi làm thủ tục tham gia BHXH nên sẽ xảy ra trường hợp một người lao động có thể sở hữu hai hay nhiều sổ BHXH. Từ đó sẽ đặt ra câu hỏi của người lao động rằng họ có thể gộp sổ BHXH  khi có nhiều sổ bảo hiểm của họ làm một hay không?

3. Làm gì khi có nhiều sổ BHXH

     Khi người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên sẽ xảy ra các trường hợp sau:

• Có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng trùng nhau.

     Với trường hợp này, căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ được hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp. Cụ thể về việc hoàn tiền như sau:

     - Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

     Như vậy, nếu người lao động có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm cả số tiền người lao động và người sử dụng lao động đã đóng và được gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm lại làm một.

•  Có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau.

    Căn cứ khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định: 

     - Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

     Vậy, đối với người lao động có 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho người lao động.

4. Thủ tục gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm:      Để gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm cần:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS).

+ Các sổ BHXH đề nghị gộp

+ Bảng kê thông tin.

Lưu ý: Đối với trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất, hỏng, thay đổi số sổ thì thành phần hồ sơ cũng tương tự như trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ:

     Người tham gia có nhu cầu gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm thì nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi quản lý hoặc cư trú.

Bước 3: Nhận sổ BHXH mới

     Khi hồ sơ hợp lệ thì cơ quan tiếp nhận sẽ xử lý và giải quyết hồ sơ. Thời hạn để cấp lại sổ mới sau khi có yêu cầu gộp sổ là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy đinh. Đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động làm việc thì không quá 45 ngày, nhưng phải thông báo bằng văn bản cho người lao động biết.

     Khi này, đối với người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng trùng nhau.  người lao động sẽ được nhận:

•  Sổ BHXH.
• Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN.
•  Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).

     Đối với người lao động có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau sẽ nhận:

•  Người lao động được cấp sổ BHXH mới
• Gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu
• Hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

5. Tình huống tham khảo

     Căn cứ tại khoản 3 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH quy định:

• Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
• Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.

     Theo đó, khi công ty nợ tiền bảo hiểm thì người lao động vẫn có thể chốt sổ bảo hiểm. Tuy nhiên, chỉ được xác nhận sổ BHXH đến thời điểm công ty đã đóng tiền. Do đó, trường hợp này, công ty cũ của bạn phá sản và đang nợ tiền bảo hiểm thì bạn vẫn có quyền yêu cầu cơ quan BHXH nơi công ty cũ đóng bảo hiểm chốt sổ BHXH đến thời điểm công ty đó đã đóng tiền.

     Có rất nhiều chế độ mà người tham gia bảo hiểm muốn được hưởng phải cần đến sổ BHXH như hưu trí, thai sản, thất nghiệp…Căn cứ để giải quyết hưởng các chế độ BHXH là sổ BHXH thể hiện quá trình đóng đồng bộ với cơ sở dữ liệu trên hệ thống của cơ quan BHXH. Trong trường hợp có nhiều sổ mà không gộp sổ thì khi có nhu cầu hưởng bất cứ một chế độ bảo hiểm nào thì cơ quan BHXH cũng sẽ yêu cầu làm thủ tục gộp sổ rồi mới cho làm hồ sơ hưởng chế độ.

Liên hệ Luật sư tư vấn về: gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm xã hội

Nếu bạn đang gặp vướng mắc về gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm xã hội mà không thể tự mình giải quyết được, thì bạn hãy gọi cho Luật Sư. Luật Sư luôn sẵn sàng đồng hành, chia sẻ, giúp đỡ, hỗ trợ tư vấn cho bạn về gộp sổ BHXH khi có nhiều sổ bảo hiểm xã hội. Bạn có thể liên hệ với Luật Sư theo những cách sau.

•   Luật sư tư vấn miễn phí qua tổng đài: 19006500      
•  Tư vấn qua Zalo: Số điện thoại zalo Luật sư: 0931191033
•  Tư vấn qua Email: Gửi câu hỏi tới địa chỉ Email: [email protected]

Bài viết tham khảo khác:

• Dịch vụ làm hộ chiếu nhanh tại Điện Biên

• Dịch vụ làm hộ chiếu nhanh tại Hưng Yên

• Cách tính bảo hiểm thất nghiệp – Luật Toàn Quốc

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Lâm Phương