THỦ TỤC THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

     Xin chào luật sư! Tôi hiện tại muốn phát hành hóa đơn điện tử. Vậy Luật sư cho tôi hỏi Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Tôi xin cảm ơn!

Câu trả lời của Luật sư :

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:

Căn cứ pháp lý

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ
• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi thông tư 39/2014/TT-BTC

1. Một vài vấn đề về phát hành hóa đơn điện tử hiện nay

     Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn. Theo lộ trình, tiến tới năm 2021, tất cả các doanh nghiệp đều thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy làm thế nào để thông báo phát hành hóa đơn điện tử? Luật Toàn Quốc xin tư vấn cho bạn về Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:

2. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

     Hiện nay có hai cách để được phát hành hóa đơn điện tử là đăng kí tại cơ quan nhà nước và đăng kí qua mạng internet, để được phát hành hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Trường hợp 1: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi nộp tại cơ quan nhà nước:

     + Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử ( Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC )

     +  Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử ( Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. )

     +  Hóa đơn điện tử mẫu

• Trường hợp 2 : Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi nộp qua mạng:

Lưu ý: 

     + Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hoá đơn điện tử và hoá đơn mẫu ->  phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc) 

     + Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”

     + Bên cạnh đó bạn cần chuẩn bị Chữ ký số (Token)

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Trường hợp 1: Nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan nhà nước

     + Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

    + Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

     + Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn. Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức để xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về hóa đơn đã thông báo phát hành của tổ chức.

     + Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

• Trường hợp 2 : Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

       + Làm thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK như sau: 

     - Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Chọn Hóa đơn (1) -> Chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2); 

     - Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành ->  Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”

        + Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng fife “XML”

     - Sử dụng trình duyệt Internet Explorer Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

     - Chọn Tài khoản -> Đăng ký thêm tờ khai.

     - Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” -> Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong, Nộp thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai” - >Tải lên fife thông báo “XML”

     + Nộp Hóa đơn mẫu, quyết đinh sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

     - Scan thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn (Chú ý 3 fife này phải có định dạng word )

     - Sau khi đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai. gdt.gov.vn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn

     - Tiếp đó File Word  đã tạo đính kèm -> Ký nộp

Bước 3:  Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

      Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng tại: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu. Nếu thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp đăng kí qua mạng, nếu chưa có kết quả thì phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế.

3. Xử lí vi phạm liên quan đến thông báo phát hành hóa đơn điện tử

     Điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và thông tư 176/2016/TT-BTC sửa hướng dẫn xử phạt VPHC về hóa đơn quy định về Hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn như sau:

     Như vậy theo quy định trên thì Việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn phải căn cứ vào tính chất, mức độ, hậu quả vi phạm, đối tượng vi phạm, tình tiết giảm nhẹ và tình tiết tăng nặng. Tùy vào vào từng trường hợp cụ thể thì các tổ chức, cá nhân vi phạm sẽ bị xử phạt theo quy định trên

     KẾT LUẬN: Trong trường hợp của bạn, để thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử thì bạn có thể lựa chọn hai hình thức, là thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng hoặc tại cơ quan thuế. Nếu vi phạm một trong những trường hợp quy định tại điều 10 Thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn thì bạn sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật

     Tuy nhiên, việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên thực tiễn không hề dễ dàng, bởi doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện nhất định. Ngoài ra thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử, nhưng cũng có một số Chi cục thuế yêu cầu Doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ cứng tại bộ phận ấn, chỉ sau khi đã đẩy hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử.

Bài viết tham khảo:

• Dịch vụ cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử  Luật Toàn Quốc
• Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử
• Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2- Luật Toàn Quốc

   Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Trần Ngân