Phải làm sao khi công ty không trả chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

     Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN ghi nhận thông tin về thuế TNCN khấu trừ.

     Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

2. Mục đích cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

      Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho việc quản lý hoạt động thuế của cá nhân, tổ chức. Cụ thể chứng từ thuế TNCN được cấp trong các trường hợp nhằm mục đích:

• Xác nhận khoản thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế. 
• Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.
• Làm căn cứ để biết cá nhân có thể biết được mình có phải đóng thuế TNCN hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.

     Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định Chứng từ thuế TNCN là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

3. Phải làm sao khi công ty không trả chứng từ khấu trừ thuế TNCN

     Theo điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC), cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không thuộc trường hợp được uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay thì khai quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo mẫu sau:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.
• Phụ lục mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
• Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Cá nhân cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên bản chụp đó.

     Theo điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.

    Theo khoản 2 Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC quy định: “Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

     Căn cứ quy định nêu trên, để thực hiện được thủ tục quyết toán thuế TNCN năm thì NLĐ phải yêu cầu toàn bộ các công ty đã làm việc trong năm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

     Như vậy, nếu công ty không chịu xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc xuất chậm trễ làm người lao động không thể thực hiện quyết toán thuế nên không được hoàn thuế (nếu có) thì người lao động có thể gửi công văn tới cơ quan thuế để được hướng dẫn giải quyết.  

      Với trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc có chứng từ khấu trừ thuế.

4. Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

     Trên thực tế không phải trường hợp nào cũng cần đến chứng từ thuế TNCN. Tuy nhiên trong một số trường hợp việc cấp chứng từ là bắt buộc.

     Theo quy định tại Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau: 

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

     Như vậy, có 2 trường hợp:

• Bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế trong trường hợp tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người lao động nếu người lao động bị khấu trừ thuế có yêu cầu.
• Không bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế khi người lao động ủy quyền quyết toán thuế.

     Bạn đọc có thể tham khảo bài viết dịch vụ của Luật Toàn Quốc dưới đây:

• Dịch vụ cấp bản sao bằng đại học mới nhất;
• Dịch vụ soạn thảo nội quy lao động 2023;

5. Hỏi đáp về phải làm sao khi công ty không trả chứng từ khấu trừ thuế tncn:

Câu hỏi 1: Luật sư cho tôi hỏi: Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế tncn điện tử là khi nào? Tôi cảm ơn!

      Theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Câu hỏi 2: Luật sư cho tôi hỏi: Thời hạn nộp chứng từ khấu trừ thuế tncn là khi nào? Tôi cảm ơn!

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!

Chuyên viên: Nguyễn Huệ