Câu trả lời của Luật sư:

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về xin xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về xin xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân như sau:

Cơ sở pháp lý:

• Nghị định 87/2020/NĐ-CP về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;
• Thông tư 01/2022/TT-BTP;

1. Xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân là gì?

     Xác nhận thông tin hộ tịch là việc cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền yêu cầu cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân bao gồm các thông tin như: đăng ký khai sinh; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký kết hôn, ly hôn… để cá nhân sử dụng vào các mục đích như giao dịch dân sự, thực hiện thủ tục hành chính hoặc để phục vụ cho quá trình tiến hành tố tụng của cơ quan có thẩm quyền và rất nhiều các mục đích khác nữa.

     Khi xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch sẽ căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch.

2. Trường hợp nào được yêu cầu xin xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân

     Theo quy định của pháp luật, có hai chủ thể có quyền yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân đó là cá nhân và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

     Do có sự khác nhau về mục đích sử dụng thông tin hộ tịch của cá nhân nên các trường hợp được yêu cầu xin xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân cũng có sự khác nhau.

     Cụ thể tại Điều 8 Thông tư 01/2022/TT-BTP quy định các trường hợp được yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá như sau:

2.1 Trường hợp cá nhân được yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân

Bao gồm:

Trường hợp 1: Xác nhận thông tin về một việc hộ tịch của cá nhân đã đăng ký, nhưng nội dung đăng ký đã có sự thay đổi do được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ví dụ minh họa:   

• Xác nhận thông tin về việc kết hôn mà cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền đã cho phép thực hiện việc thay đổi họ, chữ đệm, tên, cải chính năm sinh của người vợ hoặc người chồng hoặc hai vợ chồng đã ly hôn.
• Xác nhận thông tin khai sinh của một cá nhân đã được xác định lại dân tộc hoặc được thôi quốc tịch Việt Nam.

     Nếu thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch không cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.

Trường hợp 2: Xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của cá nhân.

Ví dụ minh họa:

• Xác nhận toàn bộ các thông tin hộ tịch của một cá nhân, bao gồm: các thông tin về việc đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc; nhận cha, mẹ, con; giám hộ; khai tử...
• Xác nhận thông tin về một số việc hộ tịch đã được đăng ký như: thông tin về đăng ký khai sinh; đăng ký nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nhận nuôi con nuôi; thông tin về việc kết hôn, ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn...

Trường hợp 3: Xác nhận thông tin của một cá nhân trong các giấy tờ hộ tịch không thống nhất, chưa thực hiện cải chính hộ tịch, không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 4 và chưa được lập bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân theo quy định tại Điều 11 của Thông tư 01/2022/TT-BTP

Ví dụ minh họa:

• Cá nhân có Giấy khai sinh ghi là Trần Văn Q, sinh năm 1963; Giấy chứng nhận kết hôn ghi là Trần Mạnh Q, sinh năm 1963;
• Cá nhân có Giấy khai sinh ghi Lê Mạnh A, sinh năm 1951; Trích lục khai tử ghi Lê Hoàng A, sinh năm 1952.

2.2 Trường hợp cơ quan, tổ chức được yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân

     Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, chức năng của cơ quan, tổ chức có yêu cầu, cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch cho cơ quan, tổ chức trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Xác nhận thông tin về một việc hộ tịch hoặc một số việc hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký.

Ví dụ minh họa:

• Xác nhận thông tin về việc đăng ký khai sinh của ông Nguyễn Văn A;
• Xác nhận các thông tin: đăng ký khai sinh, ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bản án/Quyết định ly hôn, xác định mối quan hệ cha, mẹ, con, Quyết định cho thôi quốc tịch Việt Nam...);
• Xác nhận toàn bộ thông tin hộ tịch của cá nhân (bao gồm tất cả thông tin về các việc hộ tịch của cá nhân từ khai sinh, kết hôn, đến đăng ký khai tử ... đã đăng ký, lưu vết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử).

Trường hợp 2: Xác nhận thông tin hộ tịch của nhiều cá nhân khác nhau.

Ví dụ minh họa:

• Xác nhận thông tin đăng ký khai sinh của tất cả các con của một cặp vợ chồng;
• Xác nhận thông tin đăng ký khai sinh của các trường hợp sinh năm 2020, cư trú tại phường A.

Trường hợp 3: Căn cứ nội dung yêu cầu, chức năng của cơ quan, tổ chức đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch có thể nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ và thời gian thực hiện các việc thay đổi, điều chỉnh thông tin cho đến thời điểm cấp văn bản xác nhận hoặc chỉ xác nhận thông tin về việc đăng ký hộ tịch (số, thời gian, cơ quan đăng ký việc hộ tịch) hoặc xác nhận số liệu thống kê việc hộ tịch đã được đăng ký.

Ví dụ minh họa:

• Xác nhận thông tin hộ tịch của một cá nhân phục vụ hoạt động điều tra, xác minh, tố tụng của cơ quan điều tra;
• Xác nhận thông tin về việc đăng ký kết hôn của cá nhân phục vụ việc kiểm tra, giải quyết việc ly hôn hoặc việc tranh chấp dân sự khác của cơ quan tố tụng; 
• Trường hợp xác nhận thông tin phục vụ việc kiểm tra, đánh giá tỷ lệ học sinh được đến trường theo yêu cầu của nhà trường, cơ quan quản lý giáo dục thì tuỳ theo đề nghị, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch có thể cung cấp số liệu thống kê về số trẻ em theo địa bàn cư trú, năm sinh hoặc cung cấp danh sách trẻ em kèm theo thông tin về việc đăng ký khai sinh (số Giấy khai sinh, thời gian, cơ quan đăng ký khai sinh).

3. Thủ tục xin xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân

     Hiện nay, thủ tục xin xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân có thể thực hiện theo một trong hai hình thức đó là nộp hồ sơ trực tuyến hoặc nộp hồ sơ trực tiếp.

Về thành phần hồ sơ

Gồm có:

• Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp);
• Giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;
• Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
• Giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh nơi cư trú là căn cước công dân/chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu/giấy xác nhận thông tin cư trú.

Trình tự thực hiện

     Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp  tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (https://dichvucong.---.gov.vn).

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục là:

     Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (Cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Phòng Tư pháp các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương).

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.