TRÌNH TỰ THỦ TỤC CHUYỂN TRƯỜNG

      Do thông tin khách hàng cung cấp không nói rõ chuyển trường cho học sinh tiểu học, THCS hay THPT nên Luật Toàn Quốc đưa ra thông tin cơ bản về thủ tục chuyển trường cho các cấp học như sau:

1. Trình tự thủ tục chuyển trường cho học sinh tiểu học theo quy định mới

      Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư 28/2020/TT-BGDĐT ngày 04/9/2020 (có hiệu lực thi hành từ ngày 20/10/2020) thì hồ sơ, trình tự, thủ tục chuyển trường cho học sinh tiểu học được quy định như sau:

1.1 Hồ sơ chuyển trường tiểu học

      Trường có học sinh chuyển đi hướng dẫn việc hoàn thiện và xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ. Trường nhận học sinh chuyển đến tiếp nhận và quản lý hồ sơ. Hồ sơ gồm:

• Đơn xin chuyển trường của Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh (theo mẫu tại Phụ lục I kèm theo Thông tư 28/2020).
• Học bạ.
• Thông tin về tài liệu học tập (tại trường đang học), tiến độ thực hiện chương trình (theo mẫu tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 28/2020), bảng tổng hợp kết quả đánh giá rèn luyện và học tập của học sinh theo quy định.
• Kế hoạch giáo dục cá nhân đối với học sinh khuyết tật (nếu có).

1.2 Trình tự thủ tục chuyển trường học sinh trong nước

     Bước 1: Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh nộp đơn xin chuyển trường cho nhà trường nơi chuyển đến bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công (nếu có).

Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, hiệu trưởng trường nơi chuyển đến có ý kiến đồng ý về việc tiếp nhận học sinh vào đơn, trường hợp không đồng ý phải ghi rõ lý do vào đơn và trả lại đơn cho cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh theo hình thức đã tiếp nhận đơn.

    Bước 2: Khi có ý kiến đồng ý tiếp nhận của nơi chuyển đến, cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh gửi đơn xin chuyển trường cho nhà trường nơi chuyển đi. Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, hiệu trưởng trường nơi chuyển đi có trách nhiệm trả hồ sơ cho học sinh theo quy định tại khoản 1 Điều này.

      Bước 3: Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh nộp toàn bộ hồ sơ tại Mục 1 cho nhà trường nơi chuyển đến.

     Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, hiệu trưởng trường nơi chuyển đến tổ chức trao đổi, khảo sát, tư vấn và tiếp nhận xếp học sinh vào lớp.

1.3 Thủ tục chuyển trường đối với học sinh trong độ tuổi tiểu học từ nước ngoài về nước

• Cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh nộp đơn đề nghị (theo mẫu tại Phụ lục II kèm theo Thông tư 28/2020) với nhà trường nơi chuyển đến bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công (nếu có).
• Trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, hiệu trưởng trường nơi chuyển đến có ý kiến đồng ý về việc tiếp nhận học sinh vào đơn, trường hợp không đồng ý phải ghi rõ lý do vào đơn và trả lại đơn cho cha mẹ hoặc người giám hộ học sinh theo hình thức đã tiếp nhận đơn.
• Trong trường hợp đồng ý tiếp nhận học sinh, trong thời gian không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn, hiệu trưởng trường tiểu học tổ chức khảo sát trình độ của học sinh, xếp vào lớp phù hợp, tiếp nhận và quản lý hồ sơ học sinh theo quy định.

2. Trình tự thủ tục chuyển trường cho học sinh THCS

      Căn cứ Quyết định 51/2002/QĐ-BGDĐT và Nghị quyết 66/NĐ-CP hồ sơ và trình tự thủ tục chuyển trường được quy định như sau:

2.1 Hồ sơ chuyển trường THCS

•  Đơn xin chuyển trường có xác nhận của Hiệu trưởng trường nơi đến;
•  Học bạ THCS hợp lệ
•  Giấy khai sinh của học sinh;
•  Sổ hộ khẩu của học sinh;
•  Giấy giới thiệu của trường THCS đối với trường hợp chuyển đi, của Phòng GD&ĐT nơi đi đối với trường hợp chuyển đến.

2.2 Trình tự thủ tục chuyển trường

a) Chuyển trường trong cùng tỉnh, cấp huyện:

•  Học sinh có nhu cầu chuyển trường làm đơn gửi Ban giám hiệu nhà trường nơi học sinh xin chuyển đến
•  Hiệu trưởng nhà trường nơi đến tiếp nhận hồ sơ và xem xét giải quyết theo quy định của Trưởng Phòng GD&ĐT.
•  Học sinh chuyển trường nộp toàn bộ hồ sơ đến trường mới tiếp nhận

b) Chuyển trường đến từ tỉnh, cấp huyện khác:

•  Học sinh có nhu cầu chuyển trường làm đơn gửi Phòng Giáo dục và đào tạo nơi học sinh xin chuyển đến
•  Phòng Giáo dục đào tạo nơi học sinh xin chuyển đến trao đổi với trường học sinh có nguyện vọng chuyển đến
•  Trường học sinh xin chuyển đến làm văn bản chấp thuận
•  Học sinh hoàn chỉnh hồ sơ gửi phòng Giáo dục nơi học sinh chuyển đến
•  Phòng GD&ĐT nơi đến tiếp nhận và giới thiệu về trường theo nơi cư trú, kèm theo hồ sơ đã được kiểm tra.

3. Trình tự thủ tục chuyển trường THPT

3.1 Hồ sơ chuyển trường THPT

Đối với học sinh trong nước:

• Đơn xin chuyển trường do cha mẹ hoặc người giám hộ ký, có ý kiến tiếp nhận của trường đến.
• Hồ sơ học tập của học sinh gồm: Học bạ (bản chính), Bản sao giấy khai sinh, Bằng tốt nghiệp THCS.
• Giấy giới thiệu chuyển trường do trường cũ cấp. Nếu là học sinh tỉnh ngoài chuyển đến phải có thêm: Giấy giới thiệu chuyển trường và giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 do Sở GD&ĐT cấp, học sinh chuyển vào hệ A trường công lập phải xuất trình hộ khẩu thường trú (hoặc các giấy tờ khác có giá trị tương đương) kèm theo 1 bản photocopy.
• Các giấy tờ hợp lệ để được hưởng chế độ ưu tiên, khuyến khích trong học tập thi tuyển sinh, thi tốt nghiệp (nếu có).
• Học sinh xin học lại phải có xác nhận của UBND xã, phường về việc chấp hành chính sách, pháp luật tại địa phương trong thời gian nghỉ học.

 Đối với học sinh Việt Nam ở nước ngoài về nước:

• Văn bằng: Phải có văn bằng hoặc chứng chỉ tốt nghiệp THCS tương đương bằng tốt nghiệp THCS của Việt Nam. Học sinh đã được học ở Việt Nam, sau thời gian học ở nước ngoài, khi về nước phải có bằng tốt nghiệp bậc đã học ở Việt Nam.
• Đơn xin học do cha mẹ hoặc người giám hộ ký, học bạ (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt),
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp của lớp hoặc bậc học dưới tại nước ngoài (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt),
• Bằng tốt nghiệp bậc học dưới tại Việt Nam trước khi ra nước ngoài (nếu có),
• Bản sao giấy khai sinh, hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận tạm trú dài hạn của cha mẹ hoặc người giám hộ.
• Đơn xin học do cha mẹ hoặc người giám hộ ký, học bạ (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt),
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp của lớp hoặc bậc học dưới tại nước ngoài (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt),
• Bằng tốt nghiệp bậc học dưới tại Việt Nam trước khi ra nước ngoài (nếu có),
• Bản sao giấy khai sinh, hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận tạm trú dài hạn của cha mẹ hoặc người giám hộ.

Đối với học sinh người nước ngoài

• Văn bằng: Có bằng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tương đương bằn tốt nghiệp của Việt Nam quy định tại Luật Giáo dục của Việt Nam đối với từng bậc học, cấp học.
• Sức khỏe: Học sinh phải được kiểm tra sức khỏe khi nhập học theo qui định của Bộ Y tế Việt Nam.
• Tuổi: Được gia hạn thêm 1 tuổi so với quy định của cấp học.

Hồ sơ gồm có:

• Đơn xin học do cha mẹ hoặc người giám hộ ký,
• Bản tóm tắt lý lịch, bản sao và bản dịch sang tiếng Việt các giấy chứng nhận cần thiết (có công chứng hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước gửi đào tạo),
• Học bạ,
• Giấy chứng nhận sức khỏe (do cơ quan y tế có thẩm quyền của nước gửi đào tạo cấp trước khi đến Việt Nam), ảnh cỡ 4×6 cm.

3.2 Trình tự thủ tục chuyển trường 

• Bước 1: Phụ huynh làm đơn xin chuyển trường (theo mẫu 2) ghi đầy đủ thông tin;
• Bước 2: Nộp đơn xin chuyển đến cho văn phòng trường nơi chuyển đến sau đó văn phòng trường trình cho Ban giam hiệu trường để xem xét. Nếu Ban giám hiệu trường đồng ý tiếp nhận hồ sơ thì Ban giám hiệu sẽ ký vào đơn đồng ý tiếp nhận;
• Bước 3: Sau đó Phụ huynh mang đơn chuyển trường có ý kiến tiếp nhận trên về trường để rút hồ sơ và làm thủ tục chuyển hồ sơ qua Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh đang học;
• Bước 4: Nếu Sở Giáo dục đồng ý cho chuyển thì Phụ huynh mang tất cả hồ sơ nộp cho Sở Giáo dục chuyển đến;
• Bước 5: Sau khi hồ sơ qua Sở Giáo dục hoàn tất thì Phụ huynh mang tất cả hồ sơ nộp cho văn phòng trường chuyển đến để làm thủ tục nhập học;
• Bước 6: Văn phòng trường nơi đến tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ, sẽ nhận học sinh vào học.

3.3 Thời gian nhận hồ sơ chuyển trường

      Hầu hết các trường tiểu học trong cả nước đều có lịch học từ thứ 2 đến thứ 6. vậy nên thời gian tiếp nhận hồ sơ chuyển trường của học sinh từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ).

4. Thời gian giải quyết

      Mỗi năm học chỉ giải quyết việc chuyển trường, tiếp nhận học sinh trong 2 đợt (trừ trường hợp đặc biệt):

• Đầu năm học: từ ngày 10 tháng 8 đến ngày 10 tháng 9
• Giữa năm học: từ ngày 15 tháng 01 đến ngày 30 tháng 01.
• Ngày giải quyết chuyển trường: sáng thứ ba, thứ năm (từ 8h30 đến 11h00).
• Thời hạn trả kết quả: Sau 1 tuần kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

      Như vậy, căn cứ theo pháp luật hiện hành, để có thể chuyển trường đến dù là cấp học nào, bạn cũng cần được sự tiếp nhận từ trường chuyển đến mới thể tiến hành thủ tục chuyển trường. Hay việc nộp đơn xin chuyển trường phải nộp cho nơi trường chuyển đến trước, sau đó đơn xin chuyển trường có ý kiến tiếp nhận quay trở về trường cũ để làm thủ tục rút hồ sơ.

      Bài viết tham khảo:

• Mẫu đơn xin chuyển trường mới nhất
• Nghị quyết 66/NQ-CP đơn giản hóa thủ tục trong lĩnh vực giáo dục

5. Câu hỏi thường gặp về trình tự thủ tục chuyển trường:

Câu hỏi 1: Tôi muốn chuyển trường cho con từ Hà Nội vào TP Hồ Chí Minh nhưng hiện tại tôi đang ở TP Hồ Chí Minh không về được Hà Nội thì có cách nào để giải quyết không?

     Trường hợp bạn đang ở TP Hồ Chí Minh không thể về Hà Nội để giải quyết thủ tục chuyển trường cho con thì có thể ủy quyền cho người khác để thay mặt bạn đi làm thủ tục cho con.

Câu hỏi 2: Đơn xin chuyển trường có thể đánh máy được không?

     Hiện nay pháp luật có quy định về mẫu đơn xin chuyển trường nhưng không có quy định về hình thức đơn phải đánh máy hay viết tay, do đó bạn có thể in biểu mẫu và điền thông tin rồi ký tên hoặc có thể điền thông tin theo hình thức đánh máy rồi sau đó in ra và ký tên.

Câu hỏi 3: Tôi có thể xin chuyển trường cho con khi đã vào năm học mới được không?

     Theo quy định thì bạn phải làm thủ tục xin chuyển trường cho con khi kết thúc học kỳ hoặc trước khi vào năm học mới. Và chỉ trong trường hợp đặc biệt thì mới được xem xét giải quyết chuyển trường ngoài hai thời điểm nêu trên. Do đó, bạn cần nộp hồ sơ để nhà trường xem xét xem, nếu bạn thuộc trường hợp đặc biệt thì sẽ được giải quyết chuyển trường khi đã vào năm học mới.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.