Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ nước ngoài

16:20 21/05/2019

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ,...

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ nước ngoài
Chứng nhận lãnh sự
Pháp luật hành chính
19006500
Tác giả:
Đánh giá bài viết

CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Câu hỏi về Chứng nhận lãnh sự

Chào Luật sư! Tôi là người Việt Nam, vợ tôi là người nước ngoài, chúng tôi đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam, nay ra nước ngoài định cư nên cần phải chứng nhận giấy tờ đăng ký kết hôn ở Việt Nam thì cần phải làm thủ tục gì? Thực hiện như thế nào? Xin chân thành cảm ơn!

Câu trả lời về Chứng nhận lãnh sự

Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về chứng nhận lãnh sự, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về chứng nhận lãnh sự như sau:

1. Cơ sở pháp lý về Chứng nhận lãnh sự

2. Nội dung về Chứng nhận lãnh sự

Dựa trên như cầu, mong muốn và những thông tin bạn cung cấp thì chúng tôi nhận thấy rằng để được chứng nhận giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp để sử dụng ở nước ngoài, bạn phải thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, trừ trường hợp được miễn chứng nhận lãnh sự, theo trình tự thủ tục dưới đây:

Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. ............................

[caption id="attachment_159833" align="aligncenter" width="260"]

Chứng nhận lãnh sự[/caption]

2.1. Hồ sơ chứng nhận lãnh sự

Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định: theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.
01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

2.2. Cơ sở thực hiện việc chứng nhận lãnh sự

Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên những cơ sở, hay nói cách khác là thực hiện các công việc, sau:

Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao;
Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.

Việc chứng nhận lãnh sự theo các trường hợp trên áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:

Của các cơ quan, tổ chức chính trị của nhà nước: Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;
Của các tổ chức Chính trị - Xã hội: Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
Các cơ quan, tổ chức khác như: Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo; Chứng nhận y tế; Phiếu lý lịch tư pháp; Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

2.3. Thời hạn giải quyết chứng nhận lãnh sự

Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc. Theo đó, thời hạn giải quyết được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang. Đối với việc giải quyết chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự. Đối với việc giải quyết chứng nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Cơ quan đại diện có văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao xác minh. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện. Ngay sau khi nhận được trả lời, Cơ quan đại diện giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

2.4. Địa chỉ giải quyết chứng nhận lãnh sự

Địa chỉ nộp hồ sơ giải quyết chứng nhận lãnh sự ở trong nước (ở Việt Nam):

Nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính (cơ quan ngoại vụ địa phương): tại danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.
Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.

Chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao: Đối với giấy tờ, tài liệu không thuộc diện được chứng nhận lãnh sự theo thủ tục quy định tại Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP nhưng để tạo điều kiện cho giấy tờ, tài liệu đó được chấp nhận sử dụng ở nước ngoài và theo nguyện vọng của người đề nghị chứng nhận lãnh sự, Bộ Ngoại giao chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó được xuất trình tại Bộ Ngoại giao. Áp dụng đối với giấy tờ tài liệu sau:

Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức.
Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc trên cơ sở kết quả xác minh.
Các giấy tờ, tài liệu do chính quyền cũ cấp trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

Địa chỉ nộp hồ sơ giải quyết chứng nhận lãnh sự ở nước ngoài là tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài như:

Đại sứ quán của Việt Nam ở nước ngoài
Lãnh sự quán của Việt Nam ở nước ngoài

2.5. Chi phí giải quyết hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại thông tư 157/2016/TT- BTC, mức thu phí hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

Chứng nhận lãnh sự: 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.
Cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 (năm nghìn) đồng/lần.

Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải trả cước phí bưu điện hai chiều.

2.6. Trường hợp giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhân lãnh sự, theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, bao gồm:

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

2.7. Các trường hợp giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, bao gồm:

Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Tóm lại, tính đến tháng 4/2017 Việt Nam ký kết điều ước tương trợ tư pháp với 26 quốc gia về miễn chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ tại liệu khác nhau tùy vào nội dung ký kết với các quốc gia khác nhau. Cho nên, trước tiên thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự bạn phải kiểm tra, tìm hiểu xem nơi đã cấp giấy tờ, tài liệu cho bạn thuộc quốc gia đã ký kết điều ước tương trợ tư pháp với Việt Nam không, nếu có thì xem xét xem giấy tờ, tài liệu mà mình muốn chứng thực có thuộc nội dung được miễn chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh của điều ước không?. Ngoài ra, nếu bạn thuộc các trường hợp miễn chứng nhân lãnh sự trên thì cũng không phải thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự. Bài viết tham khảo:

Để được tư vấn về chứng nhận lãnh sự, quý khách vui lòng liên hệ tới tổng đài tư vấn pháp luật hành chính 19006500 để được tư vấn chi tiết hoặc gửi câu hỏi về Email: lienhe@luattoanquoc.com. Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất. Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./

Chuyên viên: Nguyễn Nam

Gọi cho luật sư

Tư vấn qua Zalo

Yêu cầu dịch vụ

Soạn đơn/Hợp đồng