Giấy khai sinh là giấy tờ tùy thân là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh. Tuy nhiên nhiều trường hợp giấy khai sinh bị thất lạc và không biết làm thủ tục trích lục giấy khai sinh như thế nào. Bài viết dưới đây Luật Toàn Quốc sẽ giải đáp cho bạn thủ tục xin trích lục giấy khai sinh theo quy định pháp luật.

1. Trích lục giấy khai sinh là gì?

     Tại khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch 2014 quy định: trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

     Theo đó, trích lục khai sinh chính là bản sao giấy khai sinh được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, dùng để phân biệt với bản sao được công chứng hay chứng thực.

2. Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh

     Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh được thực hiện như sau:

Bước 1: Người có yêu cầu trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

     Hồ sơ xin trích lục bản sao giấy khai sinh bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/CMND/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục)
  • Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được ủy quyền.

• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ hoàn thiện theo quy định.

    Nếu hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối.

     Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

3. Thủ tục làm lại giấy khai sinh

3.1. Điều kiện làm lại giấy khai sinh

     Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử như sau:

1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

     Theo đó để có thể làm lại giấy khai sinh bạn phải đáp ứng cả 3 điều kiện sau:

• Đăng ký khai sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016;
• Sổ hộ tịch bị mất;
• Bản chính giấy khai sinh bị mất.

3.2. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú thực hiện đăng ký khai sinh lại.

3.3. Hồ sơ làm lại giấy khai sinh

     Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

• Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của bạn về việc đã đăng ký khai sinh nhưng bạn không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
• Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh như (hồ sơ lý lịch Đảng, lý lịch tư pháp, chứng minh thư, sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp, học bạ ….).

3.4. Thời gian giải quyết

     Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh

     Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

     Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

     Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.

4. Câu hỏi liên quan đến Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh

Câu hỏi 1: Chủ thể nào có trách nhiệm làm thủ tục cấp Giấy khai sinh cho con?

     Trách nhiệm đăng ký khai sinh được quy định tại Điều 15 Luật Hộ tịch 2014, cụ thể:

Câu hỏi 2: Những cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh?

     Thẩm quyền đăng ký khai sinh được quy định tại Điều 13 và Điều 35 Luật Hộ tịch 2014 cụ thể:

Bài viết liên quan đến Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh

• Thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh mới nhất hiện nay
• Làm lại giấy khai sinh ở đâu?
• Mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử có nội dung gì?
• Ủy quyền xin trích lục giấy khai sinh có được không?
• Dịch vụ xin cấp bản sao giấy khai sinh nhanh chóng

     Mọi thắc mắc liên quan đến Giao dịch dân sự vô hiệu do người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi xác lập hay có những thắc mắc khác, thì quý khách hãy gọi điện đến tổng đài 19006500 để được tư vấn giải quyết

Luật Toàn Quốc xin trân thành cảm ơn/

Chuyên viên: Việt Hùng