Thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Kiến thức luật công chứng:

Các quy định pháp luật về việc thành lậ Văn phòng Công chứng.

Câu trả lời:

1. Căn cứ pháp lý

• Luật công chứng 2014
• Nghị định 04/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật Công chứng

2. Nội dung kiến thức

• Quy định chung về Văn phòng công chứng

Theo điều 22 Luật Công chứng 2014:

“Điều 22. Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

         Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành                 viên góp vốn.

2. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
3. Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
4. Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

          Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn               thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

5. Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu”.

Như vậy ta có thể thấy

Về hình thức Văn phòng công chứng là công ty hợp danh, bắt buộc phải có từ 2 công chứng viên trở lên, không có thành viên góp vốn khác với quy định về công ty hợp danh trong Luật Doanh nghiệp 2005, Vì theo tính chất công việc, công chứng viên thực hiện dịch vụ công, không vì mục đích lợi nhuận, chịu trách nhiệm cá nhân về những thiệt hại do mình gây ra trong quá trình hành nghề. Văn phòng công chứng là một tổ chức “đối nhân” chứ không “đối vốn”, hoạt động trên cơ sở uy tín, nếu có thành viên góp vốn sẽ không đảm bảo tính khách quan của hoạt động công chứng.

Đại diện Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng, có ít nhất 2 năm kinh nghiệm. Điều kiện này nhằm đảm bảo Trưởng Văn phòng phải là người có kiến thức và kinh nghiệm thực tế nhất định, đảm bảo cho Văn phòng công chứng làm việc chính xác, có hiệu quả.

Ngoài ra, Văn phòng công chứng còn phải đáp ứng yêu cầu về trụ sở làm việc. Căn cứ vào điều 9, nghị định 04/2013/NĐ-CP

“Điều 9. Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể, có phòng làm việc cho công chứng viên, nhân viên, phòng tiếp người yêu cầu công chứng và kho lưu trữ hồ sơ công chứng.
2. Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng chỉ phải nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều này khi đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

        Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện              đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

3. Việc thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 28 Luật công chứng phải phù hợp với quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi địa bàn cấp huyện nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

        Khi có nhu cầu thay đổi trụ sở, Văn phòng công chứng phải có văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.                   Trong thời hạn bảy ngày làm việc, Sở Tư pháp xem xét, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.”

Yêu cầu về trụ sở của Văn phòng công chứng nhằm đảm bảo sự chuyên nghiệp, đáp ứng cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động công chứng.

• Quy định về việc thành lập Văn phòng công chứng

“Điều 23. Thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

1. Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
2. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
3. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

          Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên                      Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của         Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng                (nếu có).

4. Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

        Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt               động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.”

Theo quy định trên, để thành lập Văn phòng công chứng cần thực hiện 2 bước quan trọng là:

• Nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng lên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
• Nếu được xét duyệt, nộp hồ sơ đăng ký hoạt động Văn Phòng công chứng tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Văn phòng công chứng được hoạt động sau khi có giấy đăng ký hoạt động do Sở Tư pháp cấp.

Qua những quy định trên, ta thấy việc đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng tốn nhiều thời gian, thủ tục thành lập phức tạp.

Trên đây là những kiến thức về việc đăng ký thành lập Văn phòng công chứng. Luật Toàn Quốc mong rằng những gì chúng tôi tư vấn nêu trên sẽ giúp cho quý khách có thêm những kiến thức tốt nhất về lĩnh lực vực pháp luật công chứng. Còn bất cứ vướng mắc gì quý khách vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn luật công chứng miễn phí 24/7: 19006500  để gặp luật sư tư vấn trực tiếp hoặc gửi thư về hòm thư : lienhe@luattoanquoc.com 

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn sự đồng của quý khách.

Bài viết tham khảo

• Tư vấn công chứng
• Kiến thức luật công chứng
• Hợp đồng công chứng
• Hỏi đáp luật công chứng
• Văn bản luật công chứng