Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

Câu hỏi của khách hàng về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao:

           Tôi muốn hỏi về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao. Tôi xin chân thành cảm ơn

Câu trả lời của Luật sư về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao:

 Chào bạn, Luật Toàn Quốc xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao như sau:

1. Căn cứ pháp lý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao:

• Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
• Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

2. Nội dung tư vấn của luật sư về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao:

           Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia chứng nhận, thông qua con dấu của các văn bản giấy tờ được cấp bởi một quốc gia khác. Những văn bản giấy tờ sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự đồng nghĩa với việc được công nhận và sử dụng tại quốc gia đó. Đối với người nước ngoài khi sang Việt Nam, muốn hồ sơ giấy tờ của mình được sử dụng tại Việt Nam thì bắt buộc phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

2.1 Trường hợp không được hợp pháp hóa lãnh sự:

         Thông thường các giấy tờ, tài liệu của người nước ngoài do cơ quan của nước sở tại cấp khi muốn sử dụng tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, ngoại trừ một số trường hợp sau:

1/ Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

2/ Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3/ Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4/ Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

         Như vậy ngoài những trường hợp như: Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại, Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam, Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài thì có thể thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao.

[caption id="attachment_183226" align="aligncenter" width="406"] Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao[/caption]

2.2 Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

         Hồ sơ gồm: 01 bộ bao gồm

        Theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

     Giấy tờ tùy thân bao gồm: chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

        Bản chụp giấy tờ tùy thân không phải chứng thực.

• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

        Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.

• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

2.3 Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

2.3.1 Trình tự thực hiện

+ Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

+ Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.

+ Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

2.3.2 Thời hạn giải quyết 

          Thời hạn giải quyết: Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

2.4 Một số lưu ý cơ bản khi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao

          Khi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nên tránh các trường hợp sau đây:

• Các chi tiết trong giấy tờ đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với các giấy tờ khác trong hồ sơ
• Con dấu không được đóng trực tiếp và chữ ký không được ký trực tiếp trên giấy tờ
• Chi tiết trong giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật
• Nội dung trong giấy tờ vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp hoặc trái với chính sách của Nhà nước hoặc gây bất lợi cho Nhà nước
• Giấy tờ giả mạo, được ban hành, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật
• Mục đích của việc sử dụng giấy tờ không rõ ràng

Bài viết tham khảo:

• Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài
• Thủ tục chứng nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao

          Để được tư vấn chi tiết về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao, quý khách vui lòng liên hệ tới tổng đài tư vấn pháp luật dân sự 24/7: 19006500 để được tư vấn chi tiết hoặc gửi câu hỏi về Email: [email protected]. Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn.

Chuyên viên: Trần Thảo