Thủ tục công chứng giấy tờ theo quy định

Thủ tục công chứng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp... được thực hiện như sau:

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG GIẤY TỜ

Câu hỏi của bạn về thủ tục công chứng giấy tờ:

     Thưa Luật sư, tôi có câu hỏi muốn nhờ Luật sư tư vấn giúp như sau: Tôi muốn công chứng các loại giấy tờ như sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, bằng tốt nghiệp để làm hồ sơ xin việc thì thủ tục như thế nào? Và chi phí hết bao nhiêu? Mong Luật sư giải đáp, tôi xin chân thành cảm ơn!

Câu trả lời của Luật sư về thủ tục công chứng giấy tờ:

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về thủ tục công chứng giấy tờ, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về thủ tục công chứng giấy tờ như sau:

1. Cơ sở pháp lý về thủ tục công chứng giấy tờ:

2. Nội dung tư vấn về thủ tục công chứng giấy tờ:

     Chứng thực bản sao từ bản chính hay thường được gọi là công chứng giấy tờ hiện nay đã không còn quá xa lạ với mỗi chúng ta. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hết những quy định về hồ sơ, thủ tục, chi phí cho việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ này. Cụ thể:

2.1 Thủ tục công chứng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

     Tại tiểu mục 1, mục I, phần II Quyết định 1239/QĐ-BTP năm 2020 của Bộ tư pháp quy định hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền, thời hạn giải quyết như sau:

2.1.1 Hồ sơ

     Để thực hiện được thủ tục công chứng giấy tờ, người có yêu cầu cần cung cấp bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để công chứng bản sao và bản sao công chứng. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Bản sao từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính.    

     Pháp luật cũng quy định các loại giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để công chứng bản sao như sau:

  • Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
  • Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
  • Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
  • Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
  • Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2.1.2 Thủ tục công chứng giấy tờ

Cách thức thực hiện: nộp hồ sơ trực tiếp

Trình tự thực hiện:

  • Người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
  • Trường hợp người yêu cầu công chứng chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
  • Người thực hiện công chứng kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để công chứng bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
    • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
    • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

     Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

     Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

  • Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Thủ tục công chứng giấy tờ

2.1.3 Thời hạn giải quyết
  • Giải quyết trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
  • Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu công chứng bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện công chứng không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn công chứng được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu công chứng.
  • Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
2.1.4 Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện.

2.1.5 Phí công chứng giấy tờ
  • Tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.
  • Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản;

2.2 Thủ tục công chứng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận

     Hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền, thời hạn giải quyết như sau được quy định tại tiểu mục 1, mục I, phần II Quyết định 1239/QĐ-BTP năm 2020 của Bộ tư pháp, cụ thể:

2.2.1 Hồ sơ công chứng giấy tờ

Gồm có:

  • Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để công chứng bản sao và bản sao cần công chứng.
  • Trường hợp người yêu cầu công chứng chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện công chứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
  • Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện công chứng phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính.

Lưu ý: Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để công chứng:

  • Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
  • Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
  • Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
  • Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
  • Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, trừ hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trứ, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.
  • Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2.2.2 Thủ tục công chứng giấy tờ

Cách thức thực hiện: nộp hồ sơ trực tiếp

Trình tự thực hiện:

  • Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
  • Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
  • Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
    • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
    • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

     Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

     Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

  • Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Thủ tục công chứng giấy tờ

2.2.3 Thời hạn giải quyết
  • Thời hạn thực hiện yêu cầu công chứng phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
  • Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu công chứng bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện công chứng không thể đáp ứng được thời hạn nêu trên thì thời hạn công chứng được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu công chứng.
  • Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu công chứng
2.2.4 Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

     Cơ quan có thẩm quyền giải quyết là: Phòng Tư pháp; Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện.

2.2.5 Phí công chứng giấy tờ
  • Tại Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính;
  • Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản;

     Tóm lại, thủ tục công chứng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp có nhiều điểm tương đồng về hồ sơ, trình tự thực hiện, thời gian thực hiện… chỉ khác nhau về thẩm quyền giải quyết và phí thực hiện công chứng.

Bài viết tham khảo:

     Để được tư vấn chi tiết về thủ tục công chứng hồ sơ quý khách vui lòng liên hệ tới  Tổng đài tư vấn Luật dân sự: 19006500 để được tư vấn chi tiết hoặc gửi câu hỏi về Email: lienhe@luattoanquoc.com. Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Quỳnh Mai