Thủ tục chứng thực chữ kí thực hiện như thế nào?

Thủ tục chứng thực chữ kí, thành phần hồ sơ, các trường hợp không được chứng thực chữ kí, chi phí chứng thực chữ kí theo quy định mới nhất như sau:

THỦ TỤC CHỨNG THỰC CHỮ KÍ

Câu hỏi của bạn về thủ tục chứng thực chữ kí:

     Thưa Luật sư, tôi có câu hỏi muốn nhờ Luật sư tư vấn giúp như sau: Thủ tục chứng thực chữ kí được thực hiện như thế nào? Cần hồ sơ gì và chi phí hết bao nhiêu? Mong Luật sư giải đáp, tôi xin chân thành cảm ơn!

Câu trả lời của Luật sư về thủ tục chứng thực chữ kí:

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về thủ tục chứng thực chữ kí, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về thủ tục chứng thực chữ kí như sau:

1. Cơ sở pháp lý về thủ tục chứng thực chữ kí:

2. Nội dung tư vấn về thủ tục chứng thực chữ kí:

     Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Vậy chứng thực chữ kí được thực hiện trong các trường hợp nào? Thủ tục ra sao? Hồ sơ gồm những gì? Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ kí là cơ quan nào? Trường hợp nào không được chứng thực chữ kí? Chi phí chứng thực là bao nhiêu? Nội dung này sẽ được trình bày cụ thể trong bài viết dưới đây:

2.1 Một số trường hợp chứng thực chữ kí

2.1.1 Chứng thực chữ kí trên giấy ủy quyền

Tại Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định:

Điều 14. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CPthỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Theo đó, các trường hợp được chứng thực chữ kí trên giấy ủy quyền bao gồm:

  • Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
  • Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
  • Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
  • Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
2.1.2 Chứng thực chữ kí trong tờ khai lí lịch cá nhân

Được quy định tại Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP:

Điều 15. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

1. Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CPđược áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

Thủ tục chứng thực chữ kí

2.2 Thủ tục chứng thực chữ kí trong các giấy tờ, văn bản

     Tại tiểu mục 3, mục I Quyết định 1329/QĐ-BTP năm 2020 có hướng dẫn chi tiết về thủ tục chứng thực chữ kí trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được) như sau:

2.2.1 Thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ kí

Gồm có:

  • Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dânhoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
  • Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ yêu cầu chứng thực chữ ký. Trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó (bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch).
  • Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
2.2.2 Trình tự thực hiện chứng thực chữ kí

Trình tự thực hiện chứng thực chữ kí được thực hiện theo các bước như sau:

  • Người yêu cầu chứng thực chữ ký/điểm chỉ/không thể ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký.
  • Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.
  • Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
    • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực; Nếu hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định và chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực,
    • Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

     Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng,

2.2.3 Cách thức thực hiện chứng thực chữ kí

     Hồ sơ được nộp trực tiếp tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện hoặc ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

2.2.4 Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực chữ kí

     Chứng thực chữ kí được thực hiện trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2.2.5 Chi phí chứng thực chữ kí
  • Tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng: 10.000 đồng/trường hợp (trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản).
  • Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản

Thủ tục chứng thực chữ kí

2.3 Trường hợp không được chứng thực chữ kí

Tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

Điều 25. Trường hợp không được chứng thực chữ ký

1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.

4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, các trường hợp không được chứng thực chữ kí theo quy định bao gồm:

  • Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
  • Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
  • Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
  • Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch; trừ Giấy ủy quyền trong các trường hợp Giấy ủy quyền: (1) ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; (2) ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; (3) ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; (4) ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội; hoặc trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Bài viết tham khảo:

     Để được tư vấn chi tiết về thủ tục chứng thực chữ kí quý khách vui lòng liên hệ tới  Tổng đài tư vấn Luật dân sự: 19006500 để được tư vấn hoặc gửi câu hỏi về Email: lienhe@luattoanquoc.com. Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn.

Chuyên viên: Quỳnh Mai