CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Kiến thức của bạn: 

     Quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Kiến thức của Luật sư:

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Nội dung tư vấn về chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự:

1. Thành phần của hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

     Điều 16 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

     “1. Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

     2. Bản chụp giấy tờ, tài liệu mà người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã nộp.

     3. Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xác minh (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác.”

     Theo đó, thành phần của hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Bản chụp giấy tờ, tài liệu đã nộp.
• Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xác minh (nếu có).
• Các giấy tờ liên quan khác.

2. Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

     Căn cứ Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được tiến hành như sau:

     Thứ nhất, về yêu cầu lưu trữ hồ sơ: cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

     Thứ hai, về cách quản lý hồ sơ: hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.

     Thứ ba, về thời hạn lưu trữ hồ sơ:

• Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;
• Lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc các trường hợp còn lại.

     Thứ tư, về trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền: cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm cung cấp bản chụp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Việc đối chiếu bản chụp với bản chính được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nơi đang lưu trữ hồ sơ hoặc tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

     Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm bài viết:

• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu theo quy định của pháp luật
• Thủ tục chứng nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao

     Để được tư vấn chi tiết về chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự quý khách vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn pháp luật dân sự 24/7: 1900 6178 để được luật sư tư vấn hoặc gửi câu hỏi về địa chỉ Gmail: [email protected]. Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.