Quy định về ký nháy và trách nhiệm của người ký nháy

Chữ ký nháy trong văn bản hành chính sẽ xác định người nào có trách nhiệm rà soát và soạn thảo chính văn bản đó, là căn cứ để xem xét trách nhiệm...

CHỮ KÝ NHÁY 

Câu hỏi của bạn: Thưa Luật sư, hôm qua tôi có được sếp giao cho ký nháy vào một văn bản của cơ quan. Đây là lần đầu tiên tôi được giao cho làm nhiệm vụ này, cũng vì là một văn bản quan trọng nên tôi khá lo lắng không biết trong trường hợp rủi ro phải (bị) truy cứu trách nhiệm thì trách nhiệm của người ký nháy sẽ như thế nào ? Vậy Luật sư có thể tư vấn giúp tôi những nội dung liên quan đến việc ký nháy và trách nhiệm của người ký nháy được không ạ ?

Tôi xin chân thành cảm ơn ./.

Câu trả lời của luật sư:

       Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi yêu cầu tư vấn về chữ ký nháy, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về Chữ ký nháy như sau:

Cơ sở pháp lý:

Nội dung tư vấn:

1. Chữ Ký nháy là gì?

     Theo quan niệm khá phổ biến của nhiều cơ quan, ký nháy hay ký tắt là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản giúp cho người ký chính thức văn bản yên tâm về văn bản được phát hành đúng pháp luật.
     Cũng cùng mục đích như trên, nhưng có những cơ quan như: Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch; Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ, Trường Đại học Thủy sản… thì quy định và gọi là ký tắt; còn những cơ quan như: Bộ Thủy sản, Viện Vật lý và điện tử thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam, UBND các quận Cẩm Lệ (Đà Nẵng); Tây Hồ (Hà Nội); Đồ Sơn (Hải Phòng); Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Đà Nẵng, Ban Thi đua khen thưởng Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh… thì quy định và gọi là ký nháy.

     Trong thực tế công tác xây dựng và ban hành văn bản ở các cơ quan, nhiều người hiểu hai thuật ngữ “ký tắt” hoặc “ký nháy” có ý nghĩa và tác dụng giống nhau (đều thể hiện chữ ký của người có trách nhiệm – chủ yếu là các cán bộ giúp việc cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trong việc kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức).

    Chữ ký nháy là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

     Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường nhưng chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

2. Các loại chữ ký nháy

     Ký nháy khác với ký chính thức là việc ký nháy người ký chưa thực hiện việc ký đầy đủ chữ ký của mình mà thưc hiện ký ngắn gọn, ký tắt chữ ký của mình tại vi trí yêu cầu cần phải ký nháy, nhằm xác định nội dung đã được rà soát. Ký nháy có nhiều kiểu ký nháy có thể ký ở từng trang văn bản đã được kiểm tra, cũng có thể được ký cạnh dòng cuối cùng của văn bản hoặc cũng có thể tại vị trí nơi nhận hay nới đặt vị trí chức danh. Như vậy có thể thấy ký nháy có thể ký được tại nhiều vị trí khác nhau tùy thuộc vào từng loại văn bản.

     –  Ký nháy ở từng trang văn bản:

     Việc ký này sẽ được thực hiện đối với trường hợp nhiều trang văn bản và được thực hiện ở tất cả các văn bản và được ký vào phía dưới mỗi trang văn bản đó. Chữ ký nháy vào từng trang văn bản để nhằm mục đích xác nhận văn bản đó có tính liền mạch, phù hợp với nội dung văn bản, nhằm tránh trường hợp có trang văn bản không phù hợp với nội dung hay bị để lẫn vào tập văn bản, tránh văn bản bị đánh tráo văn bản hay cố tình để văn bản sai vào nội dung, như vậy sẽ gây ảnh hưởng xấu hoặc có thể gây ra những hậu quả không lường trước được. Do đó việc kí nháy vào từng văn bản vừa thể hiện được sự kiểm tra văn bản, tạo an tâm cho người ký chính, vừa tránh được rủi ro hậu quả pháp lý không đáng có.

     – Thực hiện việc ký nháy ở dòng cuối cùng của văn bản:

     Thực hiện việc ký nháy này sẽ do người soạn thảo ra văn bản đó thực hiện luôn để nhằm mục đích xác định chủ thể soạn thảo ra văn bản đó từ đó để xác định trách nhiệm khi có vấn đề gì xả ra đối văn bản họ soạn thảo, như không đúng về nội dung, thể thức của văn bản hay có khiếu nại về văn bản đó, từ đó dễ dàng giải trình giải quyết khiếu nại.

     –  Bên cạnh đó việc ký nháy còn được ký tại nơi nhận của văn bản hoặc là nơi ghi chức danh của người có thẩm quyền:

     Việc ký vào nơi nhận hay chỗ ghi chức danh nhằm thể hiện người có thẩm quyền rà soát lại văn bản, kiểm tra văn bản đó xem nội dung văn bản đúng hay không, thể thức văn bản cũng như kiểm tra những lỗi chính tả có trong văn bản.

3. Trách nhiệm của người ký nháy

     Theo Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có xác định về trách nhiệm của người thực hiện ký nháy: 

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

     Mỗi chủ thể khi ký vào bất kỳ văn bản nào đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, người thực hiện ký nháy cũng không ngoại lệ. Đơn vị trụ trì soạn thảo văn bản thì người đứng đầu đơn vị đó thực hiện ký nháy, người được giao nhiệm vụ soạn thảo, hay người được giao kiểm tra văn bản được soạn thảo đó phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nôi dung văn bản trước khi đưa lên người có thẩm quyền để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.

     Người kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, cũng như thể thức, kỹ năng trình bày văn bản, lỗi chính tả của văn bản tiến hành ký nháy vào văn bản để thể hiện văn bản đã được kiểm tra trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức, tạo sự yên tâm cho người ký chính cũng như chịu trách trong phạm vi người ký nháy kiểm tra văn bản.

     – Ký nháy nhằm xác định đã có chủ thể đọc kiểm tra văn bản để tránh trường hợp phải chỉnh sửa hay thay đổi nội dung văn bản, người ký nháy không cần phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà người có thẩm quyền ký chính phải chịu trách nhiệm mà người ký nháy chỉ phải chịu trách nhiệm về việc rà soát văn bản như hình thức văn bản. Tuy nhiên nếu người ký nháy do tắc trách của mình, thực hiện việc kiểm tra sơ sài không đúng theo trình tự pháp luật, không tận tâm mà gây ra hậu quả nghiêm trọng thì vẫn sẽ bị xử lý theo quy đinh của pháp luật và cũng tùy theo mức độ vi phạm mà sẽ có hình thức xử lý khác nhau như là cảnh cáo, khiển trách…

     –  Chính vì vậy người có thẩm quyền ký nháy cần thực hiện theo đúng trình tự thủ tục để tránh những hậu quả pháp lý sau này, bởi người thực hiện ký nháy cũng phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, chịu trách nhiệm trong phạm vi họ phải xem xét, kiểm tra.

     Tuy nhiên pháp luật cũng chưa có quy định rõ ràng cụ thể trường hợp nào được ký nháy, hình thức ký nháy là do cá nhân, tổ chức, đơn vị có nhu cầu cần phải thực hiện việc ký nháy trước để tránh trường hợp có sự sai sót, điều chỉnh mất thời gian nên thực hiện việc quy định về ký nháy trong văn bản, cũng như xác định trách nhiệm của chủ thể có thẩm quyền về nội dung của văn bản, hình thức trước khi ban hành.

4. Tình huống tham khảo

Vào tháng 12/2005 tôi có ký nháy vào bản vẽ thửa đất để phục vụ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, trên Bản vẽ này có xác định vị trí đất làm cơ sở định giá đất để thực hiện nghĩa vụ tài chính của thửa đất. Tuy nhiên, Bản vẽ trên tôi không trực tiếp trình lãnh đạo đơn vị ký, mà do 1 cán bộ do lãnh đạo đơn vị phân công trình ký Bản vẽ trên. Tôi được phân công kiểm tra bản vẽ trên ( Chỉ phân công miệng, không có Văn bản ), sau khi kiểm tra tôi chỉ ký nháy vào Bản vẽ. Nay cơ quan công tố khởi tố vụ án trốn thuế đối với thửa đất trên, việc xác định vị trí thửa đất ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính thuế.

Như vậy, tôi xin hỏi luật sư:

– Trường hợp này chữ ký nháy có được xem xét trách nhiệm không? Hay lãnh đạo đơn vị ký trực tiếp vào Bản vẽ trên phải chịu trách nhiệm?

Trả lời: 

Bộ luật hình sự 2015 quy định:

Điều 20. Đồng phạm

1. Đồng phạm là trường hợp có hai người trở lên cố ý cùng thực hiện một tội phạm.

2. Người tổ chức, người thực hành, người xúi giục, người giúp sức đều là những người đồng phạm.

Người thực hành là người trực tiếp thực hiện tội phạm.

Người tổ chức là người chủ mưu, cầm đầu, chỉ huy việc thực hiện tội phạm.

Người xúi giục là người kích động, dụ dỗ, thúc đẩy người khác thực hiện tội phạm.

Người giúp sức là người tạo những điều kiện tinh thần hoặc vật chất cho việc thực hiện tội phạm.

3. Phạm tội có tổ chức là hình thức đồng phạm có sự câu kết chặt chẽ giữa những người cùng thực hiện tội phạm.

     Do vậy, việc ký nháy hay không ký nháy không phải là căn cứ để xác định bạn có tội hay không có tội. Nếu bạn biết việc vẽ sai vị trí thửa đất như vậy nhằm phục vụ cho việc trốn thuế của người sử dụng đất mà bạn vẫn làm (theo chỉ đạo hoặc được ăn chia..) thì bạn sẽ phạm tội với vai trò đồng phạm.

     Nếu bạn vẽ sai là do nghiệp vụ, không có mục đích tư lợi, không giúp sức cho việc trốn thuế thì bạn không phạm tội. Chữ ký của bạn chỉ là chứng cứ chứng minh bạn có biết, có tham gia vào quy trình thực hiện thủ tục hành chính chứ không phải là căn cứ kết tội. Muốn chứng minh được bạn phạm tội thì cơ quan điều tra phải chứng minh được động cơ, mục đích chữ ký của bạn.

Bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý, đặc biệt là các dịch vụ về xác định trách nhiệm đối với chữ ký nháy mà chúng tôi cung cấp dưới đây:

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng về chữ ký nháy 

Tư vấn qua Tổng đài 1900 6500: Đây là hình thức tư vấn được nhiều khách hàng sử dụng nhất, vì bạn có thể đặt thêm câu hỏi về chữ ký nháy. Chỉ sau một vài câu hỏi của Luật Sư, vấn đề của bạn sẽ được giải quyết; bạn có thể gọi cho Luật Toàn Quốc vào bất cứ thời gian nào chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn.

Tư vấn qua Email: Bạn có thể gửi Email câu hỏi về địa chỉ: lienhe@luattoanquoc.com chúng tôi sẽ biên tập và trả lời qua Email cho bạn. Tuy nhiên việc trả lời qua Email sẽ mất nhiều thời gian và không thể diễn tả được hết ý của câu hỏi vì vậy bạn nên gọi cho Luật Toàn Quốc để được tư vấn tốt nhất.

Tư vấn trực tiếp: Nếu bạn sắp xếp được công việc và thời gian bạn có thể đến trực tiếp Công ty Luật Toàn Quốc để được tư vấn về các vấn đề liên quan đến chữ ký nháy. Lưu ý trước khi đến bạn nên gửi câu hỏi, tài liệu kèm theo và gọi điện đặt lịch hẹn tư vấn trước để Luật Toàn Quốc sắp xếp Luật Sư tư vấn cho bạn, khi đi bạn nhớ mang theo hồ sơ.

Dịch vụ thực tế: Luật Toàn Quốc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến việc chữ ký nháy: tư vấn, xem xét tính hợp pháp, trách nhiệm của người ký nháy, …, và đặc biệt xử lý triệt để các vấn đề, tranh chấp phát sinh có liên quan đến việc phân định trách nhiệm của người ký nháy và người ký chính thức trong văn bản, tham gia bào chữa, bảo vệ trong vụ án hình sự, hành chính, dân sự liên quan đến việc ký nháy.

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Lan Anh