Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, là khi người ký không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường nhưng chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy. Vậy pháp luật quy định như thế nào về việc ký nháy? Trách nhiệm của người ký nháy là gì? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp các thắc mắc của bạn về những vấn đề nêu trên.

1. Chữ Ký nháy là gì?

    Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào nêu ra định nghĩa về ký nháy, tuy nhiên có thể hiểu ký nháy là việc người được trách nhiệm kiểm tra kiểm soát văn bản trước khi người có thẩm quyền ký, do người có thẩm quyền ký có nhiều công việc mà không thể kiểm soát được hết mà cần có người kiểm tra văn bản trước khi ký, thì người được giao nhiệm vụ đó thể hiện việc đã kiểm tra của mình thông qua viêc ký nháy, để người có thẩm quyền ký chính thức yên tâm về văn bản mình ký.

     Tuy nhiên không phải là có người ký nháy rồi thì người ký chính thức không cần kiểm tra mà vẫn phải rà soát lại văn bản một lần nữa để tránh những sai phạm vì chủ thể ký chính thức sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp về văn bản mình ký ban hành. Cơ quan đơn vị sẽ quy định rõ về phạm vi chịu trách nhiệm về chữ ký của mỗi người ký nháy hay ký chính thức trong quy chế của cơ quan, đơn vị, tổ chức. 

    Chữ ký nháy là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

2. Các loại chữ ký nháy

     Ký nháy khác với ký chính thức là việc ký nháy người ký chưa thực hiện việc ký đầy đủ chữ ký của mình mà thưc hiện ký ngắn gọn, ký tắt chữ ký của mình tại vi trí yêu cầu cần phải ký nháy, nhằm xác định nội dung đã được rà soát. Ký nháy có nhiều kiểu ký nháy có thể ký ở từng trang văn bản đã được kiểm tra, cũng có thể được ký cạnh dòng cuối cùng của văn bản hoặc cũng có thể tại vị trí nơi nhận hay nới đặt vị trí chức danh. Như vậy có thể thấy ký nháy có thể ký được tại nhiều vị trí khác nhau tùy thuộc vào từng loại văn bản.

     -  Ký nháy ở từng trang văn bản:

     Việc ký này sẽ được thực hiện đối với trường hợp nhiều trang văn bản và được thực hiện ở tất cả các văn bản và được ký vào phía dưới mỗi trang văn bản đó. Chữ ký nháy vào từng trang văn bản để nhằm mục đích xác nhận văn bản đó có tính liền mạch, phù hợp với nội dung văn bản, nhằm tránh trường hợp có trang văn bản không phù hợp với nội dung hay bị để lẫn vào tập văn bản, tránh văn bản bị đánh tráo văn bản hay cố tình để văn bản sai vào nội dung, như vậy sẽ gây ảnh hưởng xấu hoặc có thể gây ra những hậu quả không lường trước được. Do đó việc kí nháy vào từng văn bản vừa thể hiện được sự kiểm tra văn bản, tạo an tâm cho người ký chính, vừa tránh được rủi ro hậu quả pháp lý không đáng có.

     - Thực hiện việc ký nháy ở dòng cuối cùng của văn bản:

     Thực hiện việc ký nháy này sẽ do người soạn thảo ra văn bản đó thực hiện luôn để nhằm mục đích xác định chủ thể soạn thảo ra văn bản đó từ đó để xác định trách nhiệm khi có vấn đề gì xả ra đối văn bản họ soạn thảo, như không đúng về nội dung, thể thức của văn bản hay có khiếu nại về văn bản đó, từ đó dễ dàng giải trình giải quyết khiếu nại.

     -  Bên cạnh đó việc ký nháy còn được ký tại nơi nhận của văn bản hoặc là nơi ghi chức danh của người có thẩm quyền:

     Việc ký vào nơi nhận hay chỗ ghi chức danh nhằm thể hiện người có thẩm quyền rà soát lại văn bản, kiểm tra văn bản đó xem nội dung văn bản đúng hay không, thể thức văn bản cũng như kiểm tra những lỗi chính tả có trong văn bản.

3. Trách nhiệm của người ký nháy

      Chữ ký nháy vào văn bản là cách xác định chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản hoặc biên bản đó, tránh hiện tượng chỉnh sửa hay thay đổi nội dung.

     Như đã đề cập ở phần trên, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

     Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

     Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

4. Những loại văn bản nào cần có chữ ký nháy

     Chữ ký nháy thường được xuất hiện trong một số loại văn bản như:

• Văn bản được soạn thảo bởi các cơ quan hành chính nhà nước như bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định, tờ trình, công văn... những văn bản lưu hành nội bộ của một cơ quan, tổ chức;
• Ngoài ra, khi ký kết các hợp đồng trong doanh nghiệp, các cơ quan không phải là cơ quan hành chính nhà nước, hoặc các hợp đồng được ký tại các tổ chức hành nghề công chứng mà hợp đồng, văn bản có nhiều trang thì cũng phải có chữ ký nháy của những người liên quan tham gia ký kết.

5. Hỏi đáp quy định về ký nháy và trách nhiệm của người ký nháy"

Câu hỏi 1: Phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thức?

     Một số điểm khác biệt giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức có thể kể đến là:

• Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.
• Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.
• Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không.

Câu hỏi 2: Chữ ký nháy nằm dưới từng trang văn bản có ý nghĩa gì?

     Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

Câu hỏi 3: Khi nào có thể áp dụng việc ký nháy?

     Việc ký nháy được áp dụng khi người soạn thảo, người kiểm tra và rà soát văn bản đã thẩm định về mặt nội dung, thể thức của văn bản hoặc người đọc văn bản xác nhận đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

     Bài viết liên quan:

• Dịch vụ xin cấp bản sao bằng đại học mới nhất
• Kích thước biển tên đường phố được quy định như thế nào?
• Diện tích nhà ở tối thiểu để nhập hộ khẩu ở Hà Nội
• Hướng dẫn thủ tục làm hộ chiếu online nhận kết quả tại nhà
• Dịch vụ đăng ký tạm trú online toàn quốc

    Để được tư vấn chi tiết về các quy định liên quan đến vấn đề "Quy định về ký nháy và trách nhiệm của người ký nháy", khách hàng xin vui lòng liên hệ đến tổng đài 19006500 để được hỗ trợ.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!

Chuyên viên: Phạm Đắc Thơm