Giải quyết trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội

Theo quy định người lao động chỉ có 1 sổ BHXH, nhưng trong một số trường hợp người lao động có 2 sổ và có thời gian đóng trùng BHXH thì giải quyết như sau:

Câu hỏi của bạn: 

     Chào Luật sư, Tôi có làm việc tại một công ty từ năm 2015 có đóng bảo hiểm xã hội, đến năm 2019 tôi có đi làm thêm một công ty khác và đóng bảo hiểm xã hội mới. Trường hợp của tôi có tận 02 sổ bảo hiểm khác nhau với thời gian đóng trùng là 09 tháng. Vậy Luật sư cho tôi hỏi trường hợp của tôi có được gộp 02 sổ bảo hiểm xã hội không, thủ tục gộp sổ bảo hiểm như thế nào?

Câu trả lời của Luật sư: 

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Căn cứ pháp lý:

1. Người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội?

     Người lao động là người làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động. Mối quan hệ giữ người lao động được xác lập qua hợp đồng lao động với các nội dung được thỏa thuận về lương, công việc, quyền nghĩa vụ của các bên.

     Sổ bảo hiểm xã hội là loại giấy tờ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội cũng như làm cơ sở để giải quyết các chế độ này. Chính vì vậy, đây là loại giấy từ vô cùng quan trọng đối với người lao động và ghi nhận quyền lợi của họ.

     Theo quy định người lao động chỉ có 1 sổ bảo hiểm xã hội, nhưng có một số trường hợp với nhiều lý do khác nhau như là việc tại các công ty khác nhau, nhầm lẫn về quản lý sổ bảo hiểm mà người lao động sẽ có 2 sổ bảo hiểm khác nhau, có thể có thời gian đóng trùng nhau hoặc không trùng nhau. Trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội cần phải thực hiện thủ tục gộp, thay đổi, hủy bỏ sổ bảo hiểm xã hội. 

2. Cách đăng ký để được cấp sổ bảo hiểm xã hội

     Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ ghi nhận quá trình đóng, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, đây là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động, chính vì vậy người lao động phải chủ động đăng ký bảo hiểm xã hội.

2.1 Về đăng ký hồ sơ

Thủ tục đăng ký sổ bảo hiểm xã hội được quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH:

Điều 23. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

1. Thành phần hồ sơ

1.1. Người lao động

a) Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

b) Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

1.2. Đơn vị:

a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).

c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

2.2 Về trình tự thực hiện

  • Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan bảo hiểm xã hội theo một trong các hình thức: Giao dịch điện tử, dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
  • Sau 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ, doanh nghiệp nhận sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động.

3. Giải quyết trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội và có thời gian đóng trùng

     Theo nguyên tắc người lao động chỉ có 1 sổ bảo hiểm xã hội duy nhất, nhưng do một số nguyên nhân mà người lao động sẽ có 2 hoặc hơn 1 sổ bảo hiểm xã hội:

3.1 Quy định về hoàn trả tiền BHXH khi đóng trùng

     Khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 sửa đổi bổ sung Quyết định 595/QĐ-BHXH 2017 như sau:

67. Sửa đổi, bổ sung Tiết e Điểm 3.1 Khoản 3 Điều 43 như sau:

“e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.”

Ngoài ra, tại Khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH 2020 cũng có quy định:

………….

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả

     Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

………….

     Như vậy, trong trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội và có thời gian đóng trùng thì phải thực hiện thủ tục gộp sổ, vì theo nguyên tắc mỗi người chỉ có duy nhất 1 sổ bảo hiểm xã hội. Khi thực hiện gộp sổ, số tiền bảo hiểm đóng trùng sẽ được hoàn trả cho người lao động và người sử dụng lao động đối với số tiền đã đóng vào các quỹ hưu trí, tử tuấtbảo hiểm thất nghiệp.

3.2 Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

     Theo khoản 31 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH, hồ sơ gộp sổ BHXH bao gồm:

Thứ nhất, hồ sơ gộp bảo hiểm xã hội:

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, Bảo hiểm y tế (BHYT) (Mẫu TK1-TS);
  • Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

Thứ hai, trình tự thực hiện:

     Người lao động sau khi chuẩn bị đẩy đủ các giấy tờ nêu trên thì nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động tại đơn vị nơi mình đang làm việc hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi tham gia bảo hiểm. 

Thứ ba, thời gian giải quyết:

     Gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

     Kết luận: Đối với trường hợp của bạn có 02 sổ bảo hiểm xã hội mà có thời gian đóng trùng 02 sổ là 09 tháng, bạn vẫn được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội với tổng thời gian đã đóng của một sổ, số thời gian đóng trùng 09 tháng bạn sẽ được cơ quan BHXH quản lý nơi bạn đang làm việc hoặc sinh sống thực hiện hoàn trả số tiền bạn đã đóng và cả khoản người sử dụng lao động đã đóng. 

4. Tình huống tham khảo: Công ty chậm trả sổ BHXH thì phải làm thế nào?

     Thưa Luật sư, Luật sư cho tôi hỏi về trường hợp của tôi: lúc trước tôi có đi làm cho một công ty và đóng bảo hiểm xã hội được 06 tháng thì nghỉ việc. Nhưng từ đó đến nay đã hơn 2 tháng mà công ty không trả sổ bảo hiểm cho tôi. Vậy tôi cần làm gì để được trả sổ bảo hiểm và nếu công ty không trả thì có bị phạt gì không?

Công ty không trả sổ bảo hiểm thì phải làm thế nào?

     Một trong những trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động là chốt sổ bảo hiểm và trả sổ cho người lao động. Tuy nhiên, trong một số trường hợp vì những lý do nào đó mà người sử dụng lao động không trả sổ hoặc trả sổ muộn cho người lao động, làm ảnh hưởng đến việc hưởng các quyền lợi của họ.

     Nếu trường hợp này xảy ra, người lao động có thể lựa chọn giải quyết theo các phương án sau đây:

  • Gửi đơn đến ban lãnh đạo, ban giám đốc công ty yêu cầu giải quyết chế độ cho người lao động theo quy định pháp luật;
  • Gửi đơn kiến nghị, đơn khiếu nại đến thanh tra Phòng lao động thương binh xã hội cấp huyện nơi công ty đóng trụ sở để được xem xét, giải quyết nếu công ty vi phạm.

Xử lý người sử dụng lao động không trả sổ bảo hiểm cho người lao động

      Khoản 1, Điều 11  Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định mức phạt tiền đối với người sử dụng lao động có hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

  • Từ 1 – 2 triệu đồng với vi phạm từ 1 – 10 người lao động;
  • Từ 2 – 5 triệu đồng với vi phạm từ 11 – 50 người lao động;
  • Từ 5 – 10 triệu đồng với vi phạm từ 51 – 100 người lao động;
  • Từ 10 – 15 triệu đồng với vi phạm từ 101 – 300 người lao động;
  • Từ 15 – 20 triệu đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên. 

     Như vậy, với hành vi chậm trả sổ bảo hiểm cho người lao động, công ty có thể bị phạt tiền đến 20 triệu đồng, tùy thuộc vào số lượng hồ sơ chậm trả cho người lao động:

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng về vấn đề người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội:

Tư vấn qua Tổng đài 19006500: Đây là hình thức tư vấn được nhiều khách hàng sử dụng nhất, vì bạn có thể đặt thêm các câu hỏi về trường hợp người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội, thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội, hoàn trả bảo hiểm xã hội. Chỉ sau một vài câu hỏi của Luật Sư, vấn đề của bạn sẽ được giải quyết, bạn có thể gọi cho Luật Toàn Quốc vào bất cư thời gian nào chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn.

Tư vấn qua Email: Bạn có thể gửi Email câu hỏi liên quan đến người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội hoặc các câu hỏi khác về địa chỉ: lienhe@luattoanquoc.com chúng tôi sẽ biên tập và trả lời qua Email cho bạn. Tuy nhiên việc trả lời qua Email sẽ mất nhiều thời gian và không thể diễn tả được hết ý của câu hỏi vì vậy bạn nên gọi cho Luật Toàn Quốc để được tư vấn tốt nhất.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Minh Huyền