Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2020

5 / 5 ( 1 vote ) Xem mục lục của bài viết1 Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng2 Câu hỏi của bạn về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng:3 Câu trả lời của Luật sư về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng:3.1 1. Căn cứ pháp lý về chế độ […]

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

Câu hỏi của bạn về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng:

     Thưa luật sư, cho tôi hỏi chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2020 như thế nào? Tôi xin cảm ơn!

Câu trả lời của Luật sư về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng:

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

1. Căn cứ pháp lý về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng 

2. Nội dung tư vấn về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

     Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác. Quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

2.1. Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

     Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2020 về cơ bản không có sự thay đổi so với năm trước, được quy định tại khoản 1, khoản 2 điều 64 Luật công chứng năm 2014 như sau:

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

2. Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp. “

     Ngoài ra, luật công chứng cũng có quy định một số trường hợp sau:

     Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan.

     Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

     Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

     Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

     Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

2.2. Cấp bản sao văn bản công chứng

     Việc cấp bản sao công chứng được quy định tại điều 65 Luật công chứng năm 2014, theo đó việc cấp bản sao được thực hiện trong những trường hợp sau:

  •  Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
  • Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

      Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện.

      Như vậy, chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng sẽ được thực hiện theo Luật công chứng 2014, trong một số trường hợp cần được cung cấp bản sao văn bản công chứng, bạn có thể đến văn phòng công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó để yêu cầu cung cấp bản sao.

     Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số bài viết sau:

     Để được tư vấn chi tiết về Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2020, quý khách vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn Luật công chứng: 19006500 để được tư vấn chi tiết hoặc gửi câu hỏi về Email: lienhe@luattoanquoc.com. Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Huyền Trang