Giấy khai sinh là một giấy tờ tùy thân quan trọng với nhiều người khi thực hiện các thủ tục hành chính hay làm các hồ sơ có liên quan. Tuy nhiên có nhiều người do đã nhiều tuổi, hồ sơ giấy tờ bị thất lạc, dẫn đến không còn giấy khai sinh gốc. Vậy đối với trường hợp không còn giấy khai sinh gốc thì người dân cần làm thủ thục cấp bản sao giấy khai sinh như thế nào. Bài viết dưới đây Luật Toàn Quốc sẽ hướng dẫn cho bạn thủ tục theo quy định pháp luật.

1. Thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh là gì?

     Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc hay theo quy định pháp luật đây chính là thủ tục xin cấp trích lục hồ sơ, giấy tờ. Theo đó, người có yêu cầu cần phải thực hiện chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục. Trích lục hộ tịch theo quy định của luật hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

2. Phân biệt giữa “cấp bản sao từ sổ gốc” và “chứng thực bản sao từ bản chính”

     Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì:

      Ngoài ra Nghị định 23/2015/NĐ-CP còn quy định về giá trị pháp lý của hai thủ tục trên tại Điều 3 như sau:

     Về cơ bản thì đây là hai thủ tục khác nhau, được quy định riêng biệt, nhưng giá trị pháp lý của hai loại văn bản này thì giống nhau.

3. Thủ tục xin cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc

3.1. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

     Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc được quy định tại điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

•  Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao cho người dân từ sổ gốc 
•  Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

3.2. Thủ tục xin cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc

     Về thủ tục xin cấp bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc được quy định tại Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

• Người yêu cầu cấp phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. 
• Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu;

     Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

      Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

4. Hỏi đáp về thủ tục cấp bản sao giấy khai sinh mới nhất

Câu hỏi 1:  Trong giấy khai sinh gồm những nội dung nào?

     Nội dung của giấy khai sinh được quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch năm 2014 bao gồm:

• Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;
• Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;
•  Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.

Câu hỏi 2: Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền đăng ký khai sinh đối với những đối tượng nào?

Căn cứ Điều 35 Luật Hộ tịch năm 2014 thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền đăng ký khai sinh đối với các đối tượng sau:

Trẻ em được sinh ra tại Việt Nam:

• Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch;
• Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
• Có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
• Có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch;

Trẻ em được sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại Việt Nam:

• Có cha và mẹ là công dân Việt Nam;
•  Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.