CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG CHỨNG NĂM 2019

Câu hỏi của bạn về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019:

     Thưa luật sư, tôi có câu hỏi mong được luật sư tư vấn như sau: Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019 như thế nào theo quy định của pháp luật? Tôi xin cảm ơn!

Câu trả lời của Luật sư về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019:

     Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019 như sau:

1. Căn cứ pháp lý về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019

• Luật công chứng năm 2014

2. Nội dung tư vấn về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019

     Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019 về cơ bản không có sự thay đổi so với năm 2018, được quy định tại điều 64 Luật công chứng năm 2014.

2.1. Hồ sơ công chứng

   Chúng ta cần hiểu rõ hồ sơ công chứng là gì? Theo quy định tại điều 63 Luật công chứng năm 2014, hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

2.2. Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng

     Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định như sau:

• Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.
• Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
• Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.
• Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

• Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

      Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

      Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

2.3. Cấp bản sao văn bản công chứng

     Việc cấp bản sao công chứng được quy định tại điều 65 Luật công chứng năm 2014, theo đó việc cấp bản sao được thực hiện trong những trường hợp sau:

•  Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
• Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

      Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện.

      Như vậy, trong một số trường hợp cần được cung cấp bản sao văn bản công chứng, bạn có thể đến văn phòng công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó để yêu cầu cung cấp bản sao.

      Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số bài viết sau:

• Giá trị pháp lý của văn bản công chứng theo quy định của pháp luật
• Công chứng các văn bản liên quan đến di sản

     Để được tư vấn chi tiết về Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng năm 2019, quý khách vui lòng liên hệ tới Tổng đài tư vấn Luật đất đai: 19006500 để được tư vấn chi tiết hoặc gửi câu hỏi về Email: lienhe@luattoanquoc.com. Chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ câu hỏi của quý khách một cách tốt nhất.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.