Bạn đang tìm hiểu quy định pháp luật về Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như: Điều kiện và hồ sơ thành lập; trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập; các trường hợp không được cấp giấy phép,.. Đây là câu hỏi được rất nhiều bạn đọc quan tâm vì vậy bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu vấn đề này.

1. Điều kiện và hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

1.1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

     Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài như sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

1.2. Hồ sơ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

     Tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm:

     Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

    a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

      b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

      c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

     d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

     đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

     e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

     Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

     Lưu ý: Tài liệu (b), (c), (d), (đ) (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. 

     Tài liệu (b) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện  của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

     Tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

     Bước 1: Nộp hồ sơ

     Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

     Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

     Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

     Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. 

     Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

     Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)

     Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

     Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)

     Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. 

     Bước 5: Trả kết quả

     Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

3. Các trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

     Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:

• Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
• Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

4. Hỏi đáp về Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Câu hỏi 1: Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam?

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Câu hỏi 2: Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài  tại Việt Nam có được trực tiếp hoạt động quảng cáo thương mại không?

     Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam không được phép trực tiếp thực hiện quảng cáo thương mại theo khoản 2 điều 103 Luật thương mại 2005, trừ trường hợp được thương nhân ủy quyền, văn phòng đại diện của bạn có quyền ký hợp đồng với thương nhân kinh doanh dịch vụ quảng cáo thương mại để thực hiện quảng cáo thương mại cho thương nhân mà mình đại diện.

Câu hỏi 3: Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có tư cách pháp nhân không?

     Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không có tư cách pháp nhân mà chỉ là đơn vị phụ thược của pháp nhân, mọi hoạt động của văn phòng đại diện không được tự ý tổ chức hay quyết định mà phải thông qua ủy quyền của doanh nghiệp – một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân.

Bài viết liên quan:

• Pháp nhân thương mại là gì theo quy định của pháp luật?

• Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói

     Mọi thắc mắc liên quan đến thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài quý khách có thể liên hệ đến tổng đài 19006500 để được hỗ trợ tư vấn.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.