Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử về cho chúng tôi, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử như sau:

Cơ sở pháp lý:

• Nghị định 87/2020/NĐ-CP;
• Thông tư 01/2022/TT-BTP;

1. Biểu mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử gì?

     Hiện nay, việc nộp hồ sơ thực hiện các thủ tục hành chính theo hình thức trực tuyến đang dần được người dân tiếp cận và sử dụng nhiều hơn bởi những lợi ích mà nó mang lại như nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, chi phí. Đây được coi như một bước cải tiến mới trong việc ứng dụng công nghệ để thực hiện các thủ tục hành chính.

     Và song hành cùng với việc cải cách thủ tục hành chính thì pháp luật hiện hành cũng có quy định về việc giản lược các loại hồ sơ giấy tờ khi thực hiện thủ tục hành chính. Nếu như trước đây khi thực hiện các thủ tục hành chính theo hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người dân vẫn cần phải chuẩn bị hồ sơ bản giấy để cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền thì nay người dân có thể thay thế bản giấy đó bằng bản điện tử đối với một số loại giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…

     Từ đó, biểu mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử được hiểu là hình thức của các loại giấy tờ hộ tịch được thể hiện dưới dạng số hóa, có giá trị pháp lý như giấy tờ hộ tịch bản giấy thông thường, giúp người dân dễ dàng, thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục hành chính trên trên nền tảng trực tuyến.

2. Một số biểu mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử

     Tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 01/2022/TT-BTP có quy định nội dung của 14 mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử bao gồm: Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn; Trích lục khai tử; Trích lục đăng ký giám hộ; Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ; Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con; Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; Trích lục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh; Trích lục ghi chú kết hôn; Trích lục ghi chú ly hôn; Trích lục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác; Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch; Giấy báo tử.

     Dưới đây là nội dung cụ thể mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử:

2.1 Nội dung bản điện tử giấy khai sinh

2.2 Nội dung bản điện tử giấy chứng nhận kết hôn

___________________

¹ Hiển thị họ, chữ đệm, tên

² Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân sử dụng khi đăng ký kết hôn

2.3 Nội dung bản điện tử trích lục khai tử

___________________

¹ Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân

2.4 Nội dung bản điện tử trích lục đăng ký giám hộ

___________________

¹ Hiển thị Họ, chữ đệm, tên

² Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân sử dụng khi đăng ký hộ tịch

2.5 Nội dung bản điện tử trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ

___________________

¹ Hiển thị họ, chữ đệm, tên

² Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân sử dụng khi đăng ký chấm dứt giám hộ

2.6 Nội dung bản điện tử trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con

___________________

1 Ghi rõ việc đăng ký: nhận cha, con hoặc nhận mẹ, con hoặc nhận cha, mẹ, con tùy theo yêu cầu thực tế

2 Hiển thị họ, chữ đệm, tên

3 Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân sử dụng khi đăng ký nhận cha, mẹ, con

2.7 Nội dung bản điện tử trích lục thay đổi/ cải chính/ bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc

___________________

¹ Ghi tương ứng theo loại việc hộ tịch: thay đổi hộ tịch/ cải chính hộ tịch/ bổ sung thông tin hộ tịch/ xác định lại dân tộc.

² Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân

2.8 Nội dung bản điện tử trích lục ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh

___________________

¹ Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân/giấy khai sinh

2 Hiển thị họ, chữ đệm, tên

2.9 Nội dung bản điện tử trích lục ghi chú kết hôn

___________________

¹ Hiển thị họ, chữ đệm, tên

² Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thì thông tin giấy tờ tùy thân sử dụng khi đăng ký kết hôn

2.10 Nội dung bản điện tử trích lục ghi chú ly hôn

___________________

¹ Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân

² Hiển thị thông tin về bản án, quyết định ly hôn

2.11 Nội dung bản điện tử trích lục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác

___________________

¹ Ghi theo nội dung đã được ghi chú vào Sổ hộ tịch (ngoài các việc khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn)

² Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân

³ Hiển thị tên giấy tờ hộ tịch đã đăng ký tại nước ngoài

2.12 Nội dung bản điện tử giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

___________________

¹ Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hiển thị thông tin giấy tờ tùy thân

2.13 Mẫu giấy xác nhận thông tin hộ tịch điện tử

XÁC NHẬN THÔNG TIN HỘ TỊCH

………………………………………………….⁽²⁾

Xét đề nghị của ông/bà³:...................................về việc xác nhận thông tin hộ tịch của.......................

Ông/Bà:.............................................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:......................................................................................................................

Số định danh cá nhân:.......................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân ⁽⁴⁾:............................................................................................................................

Nội dung xác nhận ⁽⁵⁾:........................................................................................................................

............................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................

............................................................................................................................................................

___________________

¹ Ghi tên cơ quan cấp Xác nhận thông tin hộ tịch (ghi theo hướng dẫn tại điểm a, khoản 2, Mục II Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư)

² Ghi tên cơ quan cấp Xác nhận thông tin hộ tịch. (Ví dụ: Phòng Tư pháp quận Ba Đình/ Sở Tư pháp tỉnh……...)

³ Ghi họ, chữ đệm, tên, chức danh của công chức đề nghị

⁴ Ghi rõ tên loại giấy tờ, số (nếu không phải là Căn cước công dân), cơ quan cấp, ngày cấp

⁵ Nội dung xác nhận cụ thể theo yêu cầu và hồ sơ thực tế

2.14 Mẫu giấy báo tử điện tử

GIẤY BÁO TỬ

ỦY BAN NHÂN DÂN ..............(1)

Xét đề nghị của ông/bà .........................................................................về việc báo tử

THÔNG BÁO

Ông/Bà:................................................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:........................................................................................................................

Số định danh cá nhân:.........................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân²:................................................................................................................................

Nơi cư trú trước khi chết:....................................................................................................................

.............................................................................................................................................

Đã chết vào lúc: ……..giờ…….phút……ngày………tháng……năm…....…………….................……..

ghi bằng chữ ⁽³⁾….………………………………………………………………………..............………….

……………………………………………………………………………………...............…………………..

Nơi chết ⁽⁴⁾…………………………………………...………………..............………………………………

…………………………………………………………………………………………...............……………..

Nguyên nhân chết ⁽⁵⁾:………….……………………………………………..............………………………

___________________

¹ Ghi tên cơ quan cấp Giấy báo tử

² Ghi rõ tên loại giấy tờ tùy thân, số, nơi cấp, ngày cấp (nếu không có số định danh cá nhân)

³ Ghi rõ bằng số và bằng chữ; nếu không rõ giờ, phút thì bỏ trống

⁴ Ghi đủ các cấp địa danh hành chính, nếu chết tại nhà/cơ quan, tổ chức thì ghi rõ địa chỉ (gồm số nhà; đường phố; thôn/tổ/bản/ấp; xã, phường, thị trấn; quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương; tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương)

⁵ Ghi rõ nguyên nhân chết, nếu không rõ thì để trống

3. Giá trị pháp lý của biểu mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử

     Theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP và Khoản 2 Điều 9 Thông tư 01/2022/TT-BTP thì biểu mẫu giấy tờ hộ tịch điện tử có giá trị như sau:

• Bản điện tử giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến; có giá trị thay thế các giấy tờ hộ tịch bản giấy khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
• Mã QRcode trên bản điện tử giấy tờ hộ tịch là địa chỉ Internet dẫn tới dữ liệu, định dạng hình ảnh của giấy tờ hộ tịch tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có giá trị cung cấp thông tin về tính chính xác, hợp lệ, các thông tin chi tiết của giấy tờ hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
• Cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch do người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp, xuất trình có thể kiểm tra tính chính xác, thời hạn sử dụng, thông tin cập nhật của bản điện tử giấy tờ hộ tịch thông qua mã QRCode trên bản điện tử của giấy tờ đó.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.