VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ THỰC HIỆN CHỨC NĂNG KINH DOANH ĐƯỢC KHÔNG?

     Văn phòng đại diện là gì? Quy định về chức năng của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện có thực hiện chức năng kinh doanh được không?

1. Văn phòng đại diện được hiểu như thế nào?

     Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Chức năng của văn phòng đại diện

     Chức năng của văn phòng đại diện bao gồm:

• Một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác;
• Thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới;
• Có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của doanh nghiệp, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện doanh nghiệp khiếu kiện về sự vi phạm nói trên;
• Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

3. Văn phòng đại diện có được thực hiện chức năng kinh doanh không?

     Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. 

     Theo đó, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh mà chỉ làm các nhiệm vụ theo sự ủy quyền của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

      Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc không có chức năng kinh doanh nên văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập.

     Văn phòng đại diện vẫn có tên, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.

      Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và do doanh nghiệp chi trả toàn bộ.

      Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định và hoạt động theo sự cho phép của doanh nghiệp.

     Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân do nó là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Một trong những điều kiện để một tổ chức được coi là có tư cách pháp nhân là nhân danh mình tham gia quan hệ một cách độc lập nhưng mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và thông qua việc ủy quyền. Do đó, văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập nên không được coi là có tư cách pháp nhân.

4. Doanh nghiệp cần làm gì nếu muốn kinh doanh tại địa điểm đặt văn phòng đại diện?

      Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được tiến hành hoạt động kinh doanh là chi nhánh và địa điểm kinh doanh, cụ thể:

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc
• Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

    Hiện nay, pháp luật không có quy định nào cho phép doanh nghiệp được chuyển đổi từ văn phòng đại diện sang chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh. Do đó, nếu muốn kinh doanh tại địa điểm đặt văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, sau đó thực hiện thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

      Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

      Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

       Trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện kèm theo thông báo phải có nghị quyết, quyết định về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cụ thể:

• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; hoặc
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

     Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. 

     Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.

     Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

5. Hỏi đáp về văn phòng đại diện có thực hiện chức năng kinh doanh được không?

Câu hỏi 1: Luật sư cho tôi hỏi: Cách đặt tên văn phòng đại diện? Tôi cảm ơn!

     Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.

Câu hỏi 2: Luật sư cho tôi hỏi: Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không? Tôi cảm ơn!

     Văn phòng đại diện chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, các công việc hành chính, không thực hiện hoạt động kinh doanh, không tiến hành hoạt động thu – chi tiền thì văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.

      Trường hợp, văn phòng đại diện được ủy quyền thực hiện hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài theo quy định pháp luật.

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn!

Chuyên viên: Nguyễn Huệ