Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?

Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2014, Nghị định 78/2015/NĐ-CP được thực hiện như sau:

THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP

      Chào Luật sư, tôi có câu hỏi muốn nhờ Luật sư tư vấn giúp: Để thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn theo quy định mới nhất hiện nay thì phải phải trải qua những thủ tục gì và thực hiện như thế nào?

Câu trả lời của Luật sư:

      Chào bạn, Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về thay đổi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về thay đổi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:

Căn cứ pháp lý:

1. Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện khi nào?

     Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là việc thay đổi cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Với những ý nghĩa như trên, có nhiều doanh nghiệp vì lý do quản lý nội bộ, mở rộng nghiệp vụ, thay đổi người quản lý….dẫn đến phải thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì phải tiến hành thủ tục thông báo thay đổi người đại diện tại cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền.

     Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp thì có quyền có nhiều hơn 01 (một) người. Thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mang ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý hành chính; mặt khác cũng là thủ tục nhằm thông báo tới các đơn vị, đối tác có liên quan đến doanh nghiệp, tránh những trường hợp tranh chấp, phát sinh không đáng có khi hợp tác.

2. Trường hợp thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

     Luật doanh nghiệp quy định về một số điều kiện, yêu cầu bắt buộc đối với trường hợp doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật, cụ thể gồm:

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký đổi trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi;

 2. Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ (có đầy đủ giấy tờ như đã nêu tại Thành phần hồ sơ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật);

 3. Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật về phí và lệ phí;

 4. Doanh nghiệp không được thực hiện việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

    a) Đã bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo về việc vi phạm của doanh nghiệp thuộc trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đã bị ra Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

     b) Đang trong quá trình giải thể theo quyết định giải thể của doanh nghiệp;

     c) Theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án hoặc cơ quan công an.                            

Xem thêm: Dịch vụ xin cấp thông tin về doanh nghiệp nhanh nhất

3. Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là: công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

     Theo điều 43 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định:

Điều 43. Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

1. Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần bao gồm các giấy tờ sau:

a) Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;

b) Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;

c) Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.

Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

     Như vậy, thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần,công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm:

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;

– Một trong các quyết định và giấy tờ sau:

  • Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);
  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật);
  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty);
  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp);

– Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức tín dụng, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chỉ định người đại diện tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt thì:

  • Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty được thay bằng Bản sao hợp lệ quyết định chỉ định người đại diện tổ chức tín dụng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
  • Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Quyết định và Bản sao hợp lệ biên bản họp Hội đồng thành viên được thay bằng Bản sao hợp lệ quyết định chỉ định người đại diện tổ chức tín dụng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
  • Đối với công ty cổ phần: Quyết định và Bản sao hợp lệ biên bản họp Hội đồng quản trị được thay bằng Bản sao hợp lệ quyết định chỉ định người đại diện tổ chức tín dụng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

– Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì bên cạnh những giấy tờ trên thì người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân. Cụ thể:

  • Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
  • Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực).

Ngoài ra, người được ủy quyền còn phải kèm theo:

  •  Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; hoặc
  •  Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Các văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.                                    

4. Trình tự thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

    Bước 1: Lựa chọn người đại diện mới thay thế

      Việc lựa chọn người đại diện theo pháp luật mới của doanh nghiệp do doanh nghiệp tự quyết định. Tuy nhiên, người đại diện mới theo pháp luật mới của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện được quy định tại điều 18 Luật doanh nghiệp năm 2014 như sau:

Điều 18. Quyền thành lập, góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và quản lý doanh nghiệp

1. Tổ chức, cá nhân có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định của Luật này, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Tổ chức, cá nhân sau đây không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam:

a) Cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;

b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức;

c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trongcác cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trongcác cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp;

d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; tổ chức không có tư cách pháp nhân;

e) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù, quyết định xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị cấm hành nghề kinh doanh, đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định, liên quan đến kinh doanh theo quyết định của Tòa án; các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản, phòng, chống tham nhũng.

Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh có yêu cầu, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

     Bước 2: Gửi hồ sơ thông báo đăng kí thay đổi người đại diện theo pháp luật

Sau khi doanh nghiệp lựa chọn được người đại diện mới đáp ứng điều kiện của pháp luật và theo nhu cầu của mình thì doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh. Theo đó, hồ sơ sẽ bao gồm các giấy tờ được quy định tại điều 43 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (như đã nêu ở phía trên). Trong đó, đối với Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật phải có những nội dung sau:

Theo khoản 2 điều 43 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định:

2. Nội dung Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm:

a) Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);

b) Họ, tên, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này, chức danh, địa chỉ thường trú của người đang là đại diện theo pháp luật của công ty và của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;

c) Họ, tên và chữ ký của một trong những cá nhân sau:

Chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là cá nhân.

Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là tổ chức.

Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thi người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu.

Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu.

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty bỏ trốn khỏi nơi cư trú, bị tạm giam, bị bệnh tâm thần hoặc các bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ được bản thân hoặc từ chối ký tên vào thông báo của công ty thì phải có họ, tên và chữ ký của các thành viên Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc các thành viên Hội đồng quản trị đã tham dự và biểu quyết nhất trí về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.

    Bước 3: Khi nhận Hồ sơ thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

      Theo khoản 4 điều 32 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định:

4. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo. Trường hợp từ chối bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

5. Cách thức thực hiện thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

  • Trực tiếp
  • Thời gian: 03 Ngày làm việc
  • Lệ phí: 50.000 Đồng/lần, nộp tại thời điểm nộp hồ sơ nếu đăng ký trực tiếp (Thông tư số 47/2019/TT-BTC).
  • Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
  • Trực tuyến
  • Thời gian: 3 Ngày làm việc
  • Lệ phí : 0 Đồng ( Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử (Thông tư số 47/2019/TT-BTC).)
  • Người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)

Kết luận: Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đặc biệt là với công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn là công việc rất quan trọng và cần thiết. Việc thay đổi người đại diện có thể xuất phát từ việc người đại diện không hoàn thành tốt nhiệm vụ; hay doanh nghiệp điều chỉnh mục tiêu, chiến lược phát triển hoặc cũng có thể doanh nghiệp tìm được cá nhân mới có khả năng đáp ứng các yêu cầu mà doanh nghiệp mong muốn.

     Để thay đổi người đại diện pháp luật doanh nghiệp đặt ra các quy định về điều kiện, trình tự, thủ tục cho việc thay đổi người đại diện. Theo đó, doanh nghiệp tự quyết định người đại diện mới đáp ứng điều kiện pháp luật không cấm. Sau đó tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện với đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định và nộp các khoản phí,lệ phí (nếu có). Thực tế việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là công việc tương đối phức tạp và mất thời gian. Do đó, công ty Luật Toàn Quốc chuyên cung cấp các dịch vụ về thay đổi người đại diện cho khách hàng có nhu cầu như sau:

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:

     Tư vấn qua điện thoại: Đây là hình thức tư vấn được nhiều khách hàng sử dụng nhất, vì bạn có thể đặt thêm các câu hỏi về hồ sơ, trình tự, thủ tục, kê khai, hoặc các vấn đề khác liên quan đến thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mà bạn còn chưa rõ. Chỉ sau một vài câu hỏi của Luật Sư, vấn đề của bạn sẽ được giải quyết; bạn có thể gọi cho Luật Toàn Quốc vào bất cứ thời gian nào chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn.

 

      Tư vấn qua Email: Bạn có thể gửi Email câu hỏi về địa chỉ: lienhe@luattoanquoc.com chúng tôi sẽ biên tập và trả lời qua Email cho bạn. Tuy nhiên việc trả lời qua Email sẽ mất nhiều thời gian và không thể diễn tả được hết ý của câu hỏi vì vậy bạn nên gọi cho Luật Toàn Quốc để được tư vấn tốt nhất.

 

      Tư vấn trực tiếp: Nếu bạn sắp xếp được công việc và thời gian bạn có thể đến trực tiếp Công ty Luật Toàn Quốc để được tư vấn. Lưu ý trước khi đến bạn nên gửi câu hỏi, tài liệu kèm theo và gọi điện đặt lịch hẹn tư vấn trước để Luật Toàn Quốc sắp xếp Luật Sư tư vấn cho bạn, khi đi bạn nhớ mang theo hồ sơ.

 

      Dịch vụ thực tế: Luật Toàn Quốc cung cấp dịch vụ pháp lý về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như: soạn thảo hồ sơ,giấy tờ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, nhận ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật và các thủ tục khác có liên quan,..

Bài viết tham khảo:

      Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Tiến Anh