Câu trả lời của Luật sư:

     Chào bạn, Luật Toàn quốc cảm ơn bạn đã quan tâm và tin tưởng, gửi câu hỏi về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch online, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về vấn đề này như sau:

Cơ sở pháp lý:

• Luật hộ tịch 2014;
• Nghị định 87/2020/NĐ-CP quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến
• Thông tư 01/2022/TT-BTP hướng dẫn chi tiết nghị định 87/2020/NĐ-CP quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến

1. Cấp bản sao trích lục hộ tịch online là gì?

      Hộ tịch là những sự kiện như khai sinh; Kết hôn; Giám hộ; Nhận cha, mẹ, con; Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; Khai tử để xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết. 

     Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính. Theo đó, cấp bản sao trích lục hộ tịch online là việc công dân nộp hồ sơ qua dịch vụ công trực tuyến của quốc gia hoặc tỉnh, thành phố nơi lưu giữ thông tin để nhận được văn bản chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đó đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Ví dụ: Bản sao trích lục đăng ký kết hôn, bản sao trích lục giấy khai sinh,....

     Như vậy, nếu giấy tờ hộ tịch như: Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử...bị mất thì hoàn toàn có thể xin cấp bản sao trích lục hộ tịch online qua cổng dịch vụ công trực tuyến. 

2. Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch online

      Hiện nay Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến. Theo đó, trình tự thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch online như sau:

2.1. Hồ sơ xin cấp bản sao trích lục hộ tịch online

      Hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch online bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
• Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
• Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
• Giấy xác nhận hộ khẩu, tạm trú (Nếu cần).

      Lưu ý: Tất cả các văn bản, tài liệu trên khi nộp online phải scan thành file PDF hoặc file ảnh nộp đính kèm nội dung kê khai trên hệ thống dịch vụ công 

      >>>Xem thêm: Thủ tục cấp lại giấy đăng ký kết hôn

2.2. Quy trình thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch online

      Quy trình cấp bản sao trích lục hộ tịch được quy định tại nghị định 87/2020/NĐ-CP và hướng dẫn bởi Thông tư 01/2022/TT-BTP. Cụ thể như sau:

      Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết gồm: tên giấy tờ hộ tịch; số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch. Để kê khai và nộp hồ sơ cần truy cập vào trang dịch vụ công trực tuyến như:

• Ở Hà Nội truy cập: https://dichvucong.hanoi.gov.vn/
• Ở thành phố Hồ Chí Minh truy cập: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn/
• Cổng Dịch vụ công quốc gia truy cập: https://dichvucong.gov.vn/

      Bước 2: Chọn bảng hiện thị các loại dịch vụ, tại danh sách “ Loại dịch vụ công” chọn cấp thực hiện loại dịch vụ là cấp phường xã, thị trấn trước sau đó chọn mục tư pháp,  sau đó chọn mục trích lục hộ tịch, tùy vào việc trích lục hộ tịch của bạn, bạn có thể click vào cấp bản sao trích lục khai sinh, khai tử, kết hôn.

     Bước 3: Bạn kê khai các thông tin trực tuyến trên bảng hiển thị có sẵn, đối với các mục đánh dấu sao là bắt buộc, đối với các mục không có dấu sao có thể không cần kê khai.

     Bước 4: Sau khi kê khai xong đầy đủ các thông tin, người nộp hồ sơ phải Scan các tài liệu trong hồ sơ như chứng minh nhân dân, hộ khẩu, tờ khai... tùy theo loại giấy tờ yêu cầu xin trích lục.

     Bước 5: Sau khi kiểm tra lại thông tin chính xác và tải đầy đủ hồ sơ lên hệ thống, bạn nhập mã xác nhận rồi ấn nộp hồ sơ, cổng dịch vụ công trực tuyến sẽ gửi thông báo đăng ký thành công bằng tin nhắn vào số điện thoại đăng ký và Email đã nhập.

     Bước 6: Trong thời hạn quy định (2-5 ngày làm việc) nếu cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ đầy đủ theo quy định sẽ gửi cho người nộp hồ sơ thông báo hợp lệ qua email. Sau đó người yêu cầu cấp bản sao hoặc người đại diện đến cơ UBND xã, phường để nhận kết quả. 

     Lưu ý: Khi đến nhận kết quả cần mang theo tất cả hồ sơ đã scan nộp qua online để xuất trình cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, đối chiếu theo quy định. Trường hợp sau khi xin trích lục tại UBND cấp xã/ phường mà hồ sơ không còn lưu, bạn sẽ thực hiện việc xin cấp bản sao trích lục tại UBND cấp quận/huyện.

>>>Xem thêm: Giá trị của bản sao trích lục giấy khai sinh

      Hiện nay, mức thu phí, lệ phí thủ tục liên quan đến hộ tịch được quy định tại thông tư 281/2016/TT-BTC. Cụ thể như sau:

     Theo đó, mức thu lệ phí xin cấp bản sao trích lục hộ tịch online trên cơ sở dữ liệu là 8.000 đồng/bản sao trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký

      Về vấn đề này, tại điều 7 Thông tư 01/2022/TT-BTP đã có hướng dẫn như sau:

Trường hợp không cung cấp được đầy đủ các thông tin cần thiết gồm: tên giấy tờ hộ tịch; số, ngày, tháng, năm đăng ký, cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch.
 thì người yêu cầu phải cung cấp được thông tin cơ bản trong giấy tờ hộ tịch đã đăng ký để có cơ sở tra cứu.

      Ví dụ:

• Đề nghị cấp bản sao Trích lục kết hôn nhưng không cung cấp được số Giấy chứng nhận kết hôn, ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn thì phải cung cấp được các thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của vợ và chồng.
• Đề nghị cấp bản sao Giấy khai sinh nhưng không cung cấp được số Giấy khai sinh, ngày, tháng, năm đăng ký khai sinh thì phải cung cấp được họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh; họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cha, mẹ người được khai sinh.

      Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh không cung cấp đầy đủ hoặc cung cấp các thông tin không chính xác, không thể tra cứu được thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

      Như vậy, nếu bị mất giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử đều có thể nộp hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch online. Để được tư vấn hỗ trợ thêm về vấn đề này hoặc sử dụng dịch vụ xin cấp bản sao trích lục hộ tịch của chúng tôi xin vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây.

     Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.