Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự bộ ngoại giao

     Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục quan trọng, các loại giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay khá phức tạp, cần nhiều loại giấy tờ và đặc biệt không phải cơ quan nào cũng có thẩm quyền thực hiện thủ tục này. Chính vì vậy, nắm bắt được những khó khăn và vướng mắc của khách hàng, Luật Toàn Quốc xin giới thiệu Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Bộ ngoại giao đơn giản, nhanh chóng như sau:

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

     Hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2013/ND-CP như 

     Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự      

     Pháp luật quy định cụ thể về nội dung của Hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

     Một số giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự: Bằng cấp và chứng chỉ, Lý lịch tư pháp, Đăng ký kết hôn, Giấy khám sức khỏe,...

2. Thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự

     Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 111/2013/ND-CP, cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm: 

• Bộ Ngoại giao có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

      Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

      Địa chỉ cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam:

      - Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao):
          Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
          Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bẩy, trừ các ngày lễ, Tết.

      - Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).
           Địa chỉ: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.
         Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bẩy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.

       - Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự 

• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài:  Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

3. Giấy tờ, tài liệu nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?

      Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 113/2013/ND-CP, các loại giấy tờ, tài liệu dưới đây được miễn hợp pháp hóa lãnh sự: 

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

4. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện như thế nào?

4.1 Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao

• Thành phần hồ sơ: 

       Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

      - 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định; 

      - Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

      - 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

      - Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; ( nộp kèm 01 bản chụp giấy tờ này để lưu tại Bộ ngoại giao)

      - 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên; ( nộp kèm 01 bản chụp giấy tờ này để lưu tại Bộ ngoại giao)

        Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.

         Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.

• Thời hạn giải quyết:  01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

         Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

4.2 Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài ngoài

• Thành phần hồ sơ

       Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

       - 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;

       - Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;

       - 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

       - Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;( nộp kèm 01 bản chụp giấy tờ này để lưu tại Cơ quan đại diện)

       - 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;( nộp kèm 01 bản chụp giấy tờ này để lưu tại Cơ quan đại diện)

        Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.

        Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.

• Thời hạn giải quyết:  01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

          Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

5. Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Bộ Ngoại giao tại Công ty Luật Toàn Quốc

      Ưu điểm khi sử dụng Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Bộ Ngoại giao tại Luật Toàn Quốc

• Quý khách không cần tự mình đi thực hiện các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
• Kết quả thực hiện thủ tục sẽ được gửi đến tận tay khách hàng
• Chi phí hợp lý
• Chính sách chăm sóc khách hàng tận tình, nhận được nhiều ưu đãi hậu sử dụng dịch vụ
• Được tư vấn miễn phí 
• Quy trình thực hiện nhanh, đơn giản
• ... 

     Luật Toàn Quốc với đội ngũ Luật sư và Chuyên viên dày dặn kinh nghiệm sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị những hồ sơ cần thiết, hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện dịch vụ, kịp thời xử lý mọi tình huống phát sinh. 

     Để có thể sử dụng Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Bộ Ngoại giao tại Luật Toàn Quốc, quý khách có thể chọn một trong các hình thức sau: 

• Liên hệ qua tổng đài: 1900.6500
• Liên hệ qua email: [email protected]     

6. Câu hỏi liên quan đến Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Bộ ngoại giao

Câu hỏi 1. Các giấy tờ, tài liệu nào không được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự?

     Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 118/2013/ND-CP, các giấy tờ, tài liệu dưới đây không được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Câu hỏi 2. Hợp pháp hóa lãnh sự bộ ngoại giao có được ủy quyền thực hiện không?

     Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 118/2013/ND-CP quy định: 

     Như vậy, các cá nhân, tổ chức, cơ quan có thể ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự bộ ngoại giao. 

Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.

Chuyên viên: Châu Anh